简单四步 写出让老板刮目相看的高水平文章
你好,欢迎来到文英成长空间,我是文英,今天我们一起共读《金字塔原理》。
《金字塔原理》这本书对我们普通职场人来讲,最大的作用就是可以帮助我们梳理逻辑,仅仅用几个简单的工具,就教会我们如何用文字进行清晰简明的沟通。
一、S(Situation)场景
1、场景一
上次偶然间看到同事F用文字跟Z老师沟通机票的事情。
她很烦恼,说Z老师怎么还不明确回复,我该说的都说了。再不安排,又要浪费一张机票钱了。
她还给我看了那条短信,估计有两三百字,没分段。在密密麻麻的文字中她指着中间的一句,说,你看我要说的重点在这里。
我说我的天,你让Z老师怎么找你要表达的重点?
大家可以思考一下,如果是你,你要怎么表达?怎么让对方一眼就看到重点?
2、场景二
我们可能看到过这样的沟通:
Z老师来电话说他 3 点钟不能参加会议。H老师说他不介意晚一点开会,把会放在明天开也可以,但 10 : 30 以前不行。T说,L老师明天较晚时间才能从常州赶回来。会议室明天已经有人预订了,但星期四还没有人预订。会议时间定在星期四 11 点似乎比较合适。您看行吗 ?
看到这段话大家有什么感觉?
二、C(Complication)冲突
假设今天同事发这么一个通知跟你预约会议时间,你会不会感觉很抓狂?
我们大多数人看后都会有同一种感觉:太乱了,根本不知道在说什么。
在如今大家都追求高效工作的情况下,这样的表达显然会造成3个后果:
1、浪费对方的时间;
2、引起对方不耐烦的情绪;
3、让对方觉得我们不专业。
最后,对方再也不想跟我们沟通了。
但是表达者自认为自己说得很清楚,你看,基本每个点都说到了,可以对质呀,面面俱到呀,我哪个信息都告知你了,你为什么不理解,为什么不回答我?于是冲突就会很自然的产生了。
这种冲突在工作当中是很常见的,其实涉及到两个方面:
一是我说清楚了吗?
二是对方理解了吗?
我们常常会把责任放对方头上,觉得是对方的问题,但是事实上,真的是我们自己的问题,我们没有说清楚,却怪对方没理解。
三、Q(Question)问题
产生这种冲突的根本原因,是因为表达者没有用逻辑和结构性来表达。
我们大脑偏爱逻辑和结构,会更容易吸收有逻辑有结构的信息。
这就需要表达者意识到,自己想清楚,和表达清楚是两码事,想清楚只是完成了一道工序,表达清楚,才是完成了最终的工序。
我们的思考通常是由下而上的、零碎的,这就需要我们把这些零碎的思考用一个架子给搭起来,这需要我们有比较好的分类能力,以及比较好的总结概括能力。
四、A(Answer)答案
回到刚才场景2中的那个句子,大家觉得这段话应该要怎么表达更好?
我们可以把这段话中梳理一下,包含了几个信息:
1、Z老师今天没时间
2、H老师要明天10:30以后才有时间
3、L老师周四以前不行
4、会议室明天被用了
5、周四大家的时间都可以
经过梳理后得出的结论是,我们可以将会议时间改到周四11点,对Z老师和老师更方便,L老师也能赶回来,会议室有空。
那么用结构化的表达可以参考:
我们将今天的会议改到周四11点好吗?因为这样Z老师和H老师都会比较方便,L老师也可以参加,并且本周只有周四会议室没有被预定。
这种梳理方式来自《金字塔原理》这本书中的结构化表达,作者巴巴拉.明托在这本书中介绍了几个工具。相信有了这几个工具后,我们的沟通就会开始变得越来越简单明了。
1、什么是金字塔原理?
其实我们生活当中处处都是金字塔原理。我们经常在外面看到的菜谱,大部分菜谱就是用金字塔原理设计的。
它有一个中心论点(塔尖),就是菜谱上面的大标题“私房菜”。
它有几个主论点,分别是小炒类、汤类、干锅煲仔类、凉菜时蔬类等等,我们可以称之为塔身。
还有众多分论点,也就是汤类里的:鲫鱼豆腐汤、山药排骨汤、西红柿蛋汤,等等等等,我们可以称之为塔基。
这么设计菜单的好处就是符合我们大脑的运行规律,大脑偏爱有规律、有逻辑的系统结构,应用这种大脑喜欢的方式,就能帮助消费者在品目繁多的菜品当中高效做出选择。
2、纵向结构
金字塔原理有四大原则,其中纵向有两个,分别是结论先行和以上统下。
纵向结构能让表达更加清晰有层级,它需要遵循两个原则;
1)结论先行。一次表达只支撑一个思想,思想要出现在文章的开头。
2)以上统下。上一层次上的思想要点,必须是对下一层次思想要点的总结概括。
结论先行:
从前面安排会议时间的例子就可以看出,结论提到前面会更加清楚,所以我们的表达的时候,要养成把结论放在前面的习惯。
结论先行的好处就是,受众在第一眼就能看到我们想要表达的主题思想,而不必等到看完整篇文章才明白你想要说什么。
在如今这个极度追求效率的时代,时间更是宝贵,没有人会有时间去一条条去梳理不够清晰的内容,并总结出中心思想,我们在表达的时候,把梳理总结工作做在前面,无疑是帮助受众节约时间。
以上统下:
上一层次的思想要点,都必须是对下一层次思想要点的总结概括。或者反过来说,下一层次的思想要点,都是为解决上一层次提出的问题而存在的。
前段时间,一个朋友网购的银项链丢了,她向国家邮政局网站发起了投诉。
尊敬的邮政局同志:本人按照相关规定进行申诉,我在某宝购物时使用某快递,结果造成物品遗失。我的诉求如下:1)某快递对情况进行说明,并口头道歉;2)要求某快递对损失进行赔偿;3)对造成物品丢失的相关责任人进行处罚。在这个诉求当中,她使用的就是结化先行和以上统下的手法。
结论先行:她陈述了申诉的事实和理求
以上统下:她详细讲述了自己的诉求,并列出了三个细项。
读者在看到结论的时候,或者他还会有疑问:为什么你会得出这个结论呢?为什么你选择这么做呢?当他对这个结论感兴趣或有疑问的时候,他就会去看你得出这个结论的依据,也就是下一层的分论点。
这就要求下一层的分论点要能够解释和支持结论,如果受众对结论的疑问得不到解答,那么这个以上统下就是不严谨的。
3、横向结构
接下来我们再来讲讲金字塔内部的组织结构:横向结构
我们说金字塔结构有塔尖、塔身和塔基。
如果说纵向结构处理的是塔尖和塔身、塔身和塔基的上下级关系。
那么横向结构处理的就是塔身和塔身,塔基和塔基之间同级关系。换句话说,就是建立观点之间的横向逻辑。
横向结构的两个原则:归类分组和逻辑递进。
什么是归类分组?
这个手机桌面就是典型的分类归组,不同类别的工具,归类分组到不同的文件夹里。
这个归类做得比较简单,社交、视频音乐、效率办公、实用工具。社交里面是,微信、微博、知乎、豆瓣等等。
如果微信、微博、豆瓣、知乎放在一起,起名叫做“四个软件”,就不是比较合适的分类方式了,因为无法清晰的识别,我们应该起名叫做“社交“,这显然更符合我们的逻辑和认知。
这个起名社交的动作,就是将这个四个软件进行了高度概括。
总结两点:
(1)归纳的时候,不要只把文件放到一个文件夹就完事了,要给文件夹起个名字;
(2)归纳要归纳出思想,而不只是写个数字。
什么是逻辑递进?
我们把观点分了组,现在我们要把组内观点,按照逻辑顺序排列。顺序一般是以下三种:
(1)时间顺序,或者叫步骤顺序。
(2)结构顺序,又叫空间顺序。
(3)程度顺序,又叫重要性顺序。
最理想的逻辑顺序要满足MECE法则。全称 Mutually Exclusive Collectively Exhaustive,意思是,相互独立不重叠,完全穷尽无遗漏。
比方说我们把厕所,分为男厕所和女厕所,这是MECE的。如果把厕所分为成年人厕所和未成年人厕所,这也是MECE的。
但是你如果把厕所分为男厕所和成年人厕所,那就出现了重叠,因为成年的男性,会不知道进哪个厕所。
如果你把厕所分为成年女性厕所和未成年女性厕所,那就出现了遗漏,这时男性就没办法上厕所。
MECE原则就是不要重叠,不要遗漏。
以上我们分别讲了横向结构的两个原则:
归类分组,要做到给「给文件夹起名字」,也就是说要归纳出思想,归纳出能够容纳这些内容的容器。
逻辑递进,我们讲了时间顺序、结构顺序和程度顺序,最好要符合MECE原则,做到不重叠,不遗漏。
归类分组,让我们的观点更有深度,逻辑递进,让我们的观点更加全面。
4、序言结构
接下来我们讲述这本书最有启发性的序言结构,也就是SCQA结构。这也是今天我给大家分享所用的结构。
序言结构又是什么呢?
我们先来看看序言结构和整座金字塔的关系。
序言结构是独立于金字塔的,是金字塔外面的一个圆圈。也就是说,它未必要受到纵向原则和横向原则的约束。
SCQA解决的,是听众注意力的问题。
我们在无数的场合都有过类似的经验,学生时代在报告厅听教导主任讲话,工作了在会议室听上级讲话,这些场合最终都带给我们难忘的回忆,我们会一直记得那种烦燥到挠墙又不能一走了之的感觉。
为什么呀?因为实在是太无聊了,但你能说领导们的讲话没有逻辑性吗?
他也有第一个重点第二个重点第三个重点,也有结论先行,以上统下,归类分组,逻辑递进。
他的讲话很遵循金字塔原理,也很清晰,很有深度,但关键问题是,没有趣味性。
在开头的时候,就没有吸引听众的注意力。
所以SCQA就来解决这个注意力问题,我们可以选择在讲话开始之前讲一个生动的故事,也可以介绍一个场景,这种活灵活现的感觉就能使讲话变得有趣起来。
对于作者来讲,将整篇文章中最吸引人的部分放到开头,往往也能够在第一时间抓住读者的眼球,吸引读者继续往下读。
就连作工作汇报,我们也可以使用类似的方式,使之变得不那么枯燥,能够瞬间获取听众的关注。
知道了序言结构解决的是什么问题,我们具体来看SCQA分别是什么。
SCQA,顾名思义,分别对应四个英文单词的首字母:
情境(Situation)、复杂(Complication)、问题(Question)、答案(Answer)。
S,序/背景/情境,指的是跟表达主题有关,不需要深入论述,对方也不会产生异议的内容。
你首先要把听众安置在一个特定的时间和空间,用众所周知的事实,来获得听众的信任或者吸引他们的关注。
只有当受众感受到安全并且产生兴趣的时候,下面要表达的内容才会起作用。当然,序的部份要跟我们接下来讲的内容相关,我们不能将毫不相关的故事放在前面做序,那样不但起不到应有的作用,还有可能起反作用。
C,冲突。冲突的定义是:一种不利的变化。我们可以理解成推动故事情节的转折点,如果我们看一本小说,或者看一部电影,中间没有任何冲突就结束了,那我们估计也不会选择去看了。正因为有冲突,才会引发受众的疑问,并寻求解决方案。
Q,疑问。如果说,前面的背景S是平地,冲突C是平地起的波澜,那么Q就是随之而来的问题。面对危机,人下意识就会想,那要怎么办?只要产生疑问,引发了受众的好奇心,他们就会自发自动地去寻找后面的答案。
A,就是答案。前面做那么久的铺垫,其实就是为了引发出后面这个答案,答案就是金字塔结构的那个中心思想,给出一个让人满足的答案,无疑会让受众感到满意。
我们今天这个分享就是把SCQA走了一个循环:
先设定了一个场景:会议通知表达不清;
然后场景中有了冲突:大家看不懂;
再接下来引发疑问:我要怎么办?
最后再给解决方案:我们来学习金字塔原理。
好了,今天的分享就差不多到这里了,大家以后在工作中日常表达的时候,可以应用一下金字塔的4个原理。如果要写一篇文章或完成一段演讲的话,可以把SCQA加进去,帮助自己增加文章或演讲的趣味性。
恭喜你又看完了一本书。