学P记录(二)——几个提高效率的工具和方法
1/ 做PPT前
我本人并不擅长写作,以前中学时写作文常常是毫无思绪,面对一个题目不知道要写什么,在考场上作文经常写不完。到了大学,稍微接触了一点思维导图,发现这东西还挺有趣。非常适合我这种逻辑思维好但常常写不出东西的人使用。
在准备PPT的内容时,我会借助一些思维导图工具帮助思考,理清思路,快速地整理出文档的提纲框架。然后再从一个大的要点发散出各个小点,逐层逐层地把结构完善。最后再收集资料、素材,便可写作成文,十分高效。
这样做的好处有很多,比如可以让你对整个文档的内容结构有清晰的认识;在做PPT时知道哪些内容比较重要,哪些是次要的;可以加深记忆,在演讲时不至于照着PPT念。
我推荐两个非常轻量的工具:
百度脑图
百度脑图是一款在线思维导图工具,在线编辑,自动保存,非常便捷。适合常规作业,缺点是功能不多,基本上够用,界面美感不足。之前接过一个商业定制,从内容准备到PPT制作基本上都是我负责,当时就是用了百度脑图帮助整理思路。不只是做PPT,我以前写作业的时候也经常用到它。
幕布
幕布的定位是一款用来整理内容的大纲文档工具,有点像笔记本,同时它还支持一键转成思维导图样式。它有电脑客户端,也有手机APP,只需下载安装即可。
2/ 做PPT时
提高效率不是让你去记各种快捷键,因为真的没有那个必要。那么多快捷键,真的记不了几个,只需要充分利用PPT自带的一些功能即可。
快速访问工具栏
把常用的一些功能(比如组合、对齐等)添加进来,在使用到时真的能节省很多步骤。添加方法:文件>选项>快速访问工具栏>在左边选中你想要添加的功能,点击“添加”>确定
格式刷(包括动画刷)
格式刷,一个为效率而生的功能。可以将某个元素的效果“复制、粘贴”到另一个元素身上,以减少重复性的操作。在PPT中格式刷有个特性:双击之后可以连续地刷,而且可以跨页刷。
选择窗格
选择窗格类似于PS中的图层,利用选择窗格可以快速地选择到页面上的某个元素,或者调整某个元素的上下位置。在修改模板时,格式刷和选择窗格是两大利器,用好它们将能大大的提高效率。
接着我安利一款P圈大佬们争相推荐和使用的插件——iSlide插件。只需要上官网下载插件然后安装即可。
安装好后再打开PPT,选项卡就会多了iSlide这一项。
这款插件有很多实用的功能。当然作为新手暂时不需要知道得太多,像我平常用得比较多的是它的图标库和图示库,还有导出图片、拼图等功能(因为做PPT模板的时候会用到)。如果有兴趣,可以自己去探索它各种神奇的功能。
3/ PPT完成后
不要以为PPT做完以后就万事大吉了,很多PPT新手都有过这样的经历:明明PPT在自己的电脑上播放时啥问题也没有,但是拿到其他地方播放时就出现问题了,比如打不开,图文排版错乱无法看等等。所以为了防止最糟糕的情况出现,在PPT完成后,可以导出一份PDF版本的,以备不时之需。