您准备好进行企业级文档管理的业务了吗？

如今，大多数企业都渴望转变为高效的数字组织，但是，许多业务流程仍然严重依赖手动的纸面驱动流程。

但是，随着公司着手进行其数字化转型计划，使用当今功能强大的扫描仪和灵活的文档管理软件对流程进行数字化的可能性常常被忽略。这样，组织就有机会放置扫描仪和文档管理软件，以自动化和简化纸张密集型流程，例如客户入职，表格处理，记录管理和应付账款。

正确地执行这些后台流程，不仅可以提高生产率，降低纸张管理成本，提高流程和数据准确性，还可以带来快速的投资回报，还可以帮助组织在前端提高其客户体验。以下是企业可以从扫描和文档管理解决方案中受益的一些迹象：

纸张存储成本和混乱变得无法控制

流入业务的每个文档都需要存储一段时间，并且必须保留其长度，这取决于一系列法规要求和业务参数。结果是许多公司需要为一排又一排的文件柜放置文件，或者使用昂贵的异地存储设施来存储其记录。

但是，不必保留每个文档的原件–电子副本通常就足够了。即使需要保留纸质版本，也不必将其保留在现场。强大的文档捕获解决方案可以使您的客户将每个文档数字化，从而将其引入业务，从而节省宝贵的办公空间用于其他目的。

此外，将文档数字化并将其存储在云中是防止自然灾害，人为错误和导致记录丢失的文档质量下降的情况下数据丢失的最佳且唯一方法。许多解决方案甚至允许公司设置特定的限制，以便只有授权的人员才能访问或更新敏感文档。

员工花在处理和管理纸张上的时间不成比例

流入业务的每张纸都会为某人做工作-从捕获表单或发票中的数据并归档文档，再到在有人需要时再次查找并与请求的客户或同事共享该纸它。对于像医学或法律执业这样的企业，处理本文的成本可能很高。

如果团队花费大量时间整理纸张或需要雇用更多人员来管理纸张记录，则他们可能已准备好采用适当的扫描和文档捕获解决方案。一个好的平台使公司能够扫描其文档并将其存储在电子存储库中，以进行简单的协作和数字共享。

员工可以通过简单的搜索过程快速查找和检索任何电子文档，然后单击几下即可共享或更新。为了使自动化达到更高的水平，组织可以将多种文件类型的更智能的信息发送到企业内容管理（智块ECM）系统，以简化工作流程和流程。

高水平的数据捕获错误

在客户，供应商或业务合作伙伴提交纸质表格或扫描的文档之后，许多组织仍然让其员工将信息手动捕获到其业务系统中。当员工试图尽快获取大量文件时，必然会发生人为错误。

这可能导致公司系统中的大量数据不正确-从错误的电话号码到拼写错误的地址，从名字到不准确的财务信息。发现并纠正这些错误可能既昂贵又耗时。这些组织可以从文档管理解决方案中受益。

一个好的文档捕获系统将能够自动执行文档扫描过程，然后提取和索引数据，同时提高捕获信息的质量。

当今的高端扫描软件可通过高度精确的光学字符识别（OCR）轻松处理复杂的扫描，数据提取和索引。处理功能使客户可以立即识别出文档上缺少的信息，例如签名。智能质量控制会自动标记可疑信息以供审核。

有必要加强对数据隐私和保留法规的遵守

追逐纸张的最大挑战之一是法律和法规合规性。组织需要保护敏感数据（例如医疗信息，财务信息和个人身份数据），进行文件智块加密，以符合隐私法规。某些行业的公司还必须在特定的时间内维护某些类型的记录。

文档管理解决方案使组织能够根据隐私和数据保留法律法规更轻松地处理敏感文档，例如收据，发票和病历。

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