中石油档案交接工作说明及注意事项——汇总篇

前言：

本文档，总结了本人在中石油大庆石化和中石油辽阳石化两个项目中的档案交接经验。在此过程中，可能会遇到的一些问题，及早避免防止返工。一切以档案管理员的要求为准。

档案交接系统E6 V2.0桌面版的缺陷

关于档案交接，我已经写过两个帖子了：（1）对于第一次交档案的人来说，应该对背景有个清楚的认识，一些基本问题可以关注我的文章中石油集团档案管理系统E6离线客户端，使用说明及档案交接流程（2）由于中石油集团档案交接系统进行了升级，E6系统V2.0桌面版的操作及说明可以关注文章中石油档案交接E6系统升级桌面版使用教程及档案交接-大庆石化篇。

首先，需要说明的问题：E6系统桌面版和正式版，在Excel模板上是有差异的。也就是说，如果我们直接把桌面版生成的Excel表格导入E6系统正式版，会弹出提示：

问题原因就是桌面版导出的Excel表头和正式版的Excel表头在排序上有差异，如下图所示

解决办法就是要么自己调整一下Excel栏的顺序，要么就是从正式版本导出一个模板，然后把桌面版导出Excel表对应的内容复制过来。

流程最重要

确立项目类型根据自己的项目类型要确立归档的范围和把保管期限。对于信息化项目，其归档范围和保管期限表如下图所示。

中石油1476标准炼油化工建设项目交工技术文件规范性目录清单：

注意这里的分类编号就是卷内目录里面的文件编号；标准性文件一定要带文件编号。

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确立项目编号从文件建立之初，就应该确立项目标号，一般找项目负责人核对。防止文件形成后出现项目代码不准确的尴尬问题。因此，综合卷里面需要签字和盖章的文件都要保证项目编号没问题。

收集纸质资料该打印的打印，该签字的签字，该盖章的盖章。公司的章要随身携带，会方便很多。初步形成纸版档案，拿到档案馆，调整一下格式。

确定档案目录顺序把初步成型的纸板档案拿到档案馆，和档案管理员，确立装订的样式，确立装订的卷数，确立卷内目录的排序。这些确立了以后就可以在E6系统桌面版上生成卷内目录、备考表和档案交接文据了。把所有签字盖章的文件都扫描成PDF。

装订有图纸的，会比较麻烦一些。找个靠谱的打印社，把带有《交工技术文件（内封面）SY01-001》、《卷内目录》、档案实体内容、《文件汇签表》（如果需要的话）和《备考表》的纸质文档装盒，胶装或者线装。（根据要求来）

打码对于装订好的档案，要用打码器进行打码。严格按照卷内目录上面的内容来。见字打码。

电子文档整理出完整的电子文档。和纸质文档内容完全一样，页码要对应好。签字盖章的都要扫描（300dip）。

上传系统大庆是花钱让别人扫描上传的，有这项服务。可以给别人做，方便省时间。

辽化是自己做的。数据包直接传上去就ok。这里还涉及到档案馆和生产单位不同的数据包要求，见第一篇文章。

档案交接凭据盖章后的档案交接文据，就是交接文档工作的终点。

需要注意的那些细节

关于卷内目录的页码不同的档案馆对页码的标注有不同的要求。

辽化要求每个卷内件都要求列出页码范围。

大庆则要求卷里面最后个文件列出页码范围，其他文件只需首页页码。

另外需要注意的是：页码范围之间要用波浪号。如果在半角模式下输入，打印出来的档案目录波浪线会上移。只有在全角模式下输入的波浪线，打印出来的档案目录是在中间位置。这样的细节也需要注意。

关于档案盒封面大庆对档案盒封面有特殊要求，档案盒是现成的成品。需要在上面印刷上案卷题名、编制单位、保管期限和密级。需要找特定的打印店。在A4纸上用编好格式，调成反体字。然后贴在档案盒上，沾上丙酮轻轻一刷，再重重一按压。A4纸上面的油墨字体就被带到档案盒上了，搞定。档案盒上面的日期要按照如下格式：

辽化还要求档案盒用背脊，现在大庆石化就没有背脊的要求。

关于内封面和会签表在辽化：内封面（交工技术文件SY01-001）是要放在卷内目录中的，无需汇签表。内封面记页码。

在大庆：内封面（交工技术文件SY01-001）不需放在卷内目录中；但汇签表一定要放在每一卷的卷内目录最后。内封面不记页码，汇签表记页码。

关于正副本一般归档要求一正一副。即使是在副本中，涉及到签字和盖章的文件也都需要原件。（除了合格证可以复印外，其他都是原件。）正副本要盖正副本章：

一般打印店都有，这不是很重要。下面还给出了竣工图章的要求。

一定要问清楚正副本章盖在哪里，一般是盖在档案里面的第一页。