如何制作精美的报告PPT 如何正确地做汇报:一些建议
【PPT制作环节】
在制作PPT的时候,有很多想法,但是操作上感觉捉襟见肘,不知道效果要如何实现,耽误了做PPT的进度。在这里分享一些制作PPT的技巧和建议。PPT汇报是向他人展示自己所做工作的过程。PPT制作和汇报过程中需要注意以下几个方面:
1.弄清听者意图,根据听者的目的归纳PPT的主要内容。
2.突出重点,着重讲述主要部分。
3.语言精炼,逻辑严密,每页的内容之间注意平滑过渡,连接词等。如“目的-关键手段、方法-结果”等。
4.格式方面:
PPT制作字体:尽量采用黑体,英文字型选用Arial;
标题:各级标题有字号和颜色上的差异区分。例如1级标题字号为红色36号字,2级标题字号小于36号,同时不能再采用红色;
图形:首先,图表必须要有图名(表要有表头,表头在表的上方),图名位于图的下方,图的横纵坐标必须标明图标选项、单位以及单位的上下标,图形内框线条要清楚;
文字表述:不能出现大段文字的描述,不要出现“我们”以及“如图可知”之类的文字,每一句话都需要提炼出来,以一条一条的形式列出来最好。
公式:与图形一样,尽量不要抓图。
排版:每页PPT都需要进行排版的优化,不能太偏。位置放置好,不是说每页越多越饱满越好。排版尽量铺满PPT,不能铺满也尽量居于中间位置。
5.基础技巧:
快速取色 | 设置背景颜色 | 快速抠图 | 图片裁剪为形状 | 给每页PPT加logo
【汇报环节】
PPT页数和时间相仿,不要超时。
2.注意色彩搭配,要有突出和对比度。
3.内容多以标题性的文字加图片的方式,文字不宜过多。
4.注意文字的大小应和观看人的距离有关,当观看人的距离较远时,字体应较大些。
5.PPT演示时,每页不宜用过多的时间,不要超过1min,30s左右即可。
6.注意称谓、礼仪。如结尾部分,“谢谢聆听”是大忌,“聆听”主要一般表示下级听取上级的意见、报告等。
7.每次汇报结束后,汇报人员内部及时总结:一是汇报材料需要改进的地方,二是汇报技巧问题,三是向别人学到的技术、思路、研究方法。
汇报中注意的问题:
(1)遇到国外学者名字时一定要读通顺;
(2)汇报不能照着PPT念,要分清主次,重点陈述核心部分;
(3)汇报时注意时间要求,合理分配时间,不能讲得过快或过慢;
(4)如果汇报不熟悉,可以写讲稿,汇报过程中要学会随机应变;
(5)多参加实验室内部汇报,并认真听取他人汇报,了解他人的PPT是怎么表达自己的思路的别人做的方法和思路是否对自己有用,能否借鉴。