Word已制作好的文档 章节 图片与表格自动编号如何设置
用 Word 排版书籍时,可事先不用输入编号,只需要设置好标题样式,例如“章”用“标题”,“节”用“标题1”,以此类推;书籍排版好之后,用多级列表可实现对所有标题自动编号。插入的图片和制作的表格也不用编号,可“题注”实现自动编号。另外,自动编号有一个好处,就是增加新内容后,只需更新域,可把所有内容重新编号,不用手动修改。以下是具体设置方法,操作所用 Word 版本为 Word 2016。
一、Word章节自动编号
假如有一本制作好的书,“章”全部设置为“标题”样式,“节”全部设置为“标题1”样式,“节下的点”全部设置为“标题2”样式,现在要求将章节自动编号,方法如下:
1、选择“开始”选项卡,单击“多级列表”图标,选择“定义新的列表样式”,打开“定义新列表样式”窗口,把名称改为“章节自动编号”;单击“格式”,选择“编号”,打开“修改多级列表”窗口,点击“单击要修改的级别”下的 1(1 表示一级),点击“更多”展开,单击“将级别链接到样式”下拉列表框,选择做为一级的“标题”,“输入编号的格式”保持默认的 1,“此级别的编号样式”保持默认的 1,2,3,...,一级标题“章”设置完毕。接着设置二级标题,单击 2,单击“将级别链接到样式”下拉列表框,选择“标题1”,其他的保持默认值,二级标题设置完毕。最后,设置三级标题,单击 3,单击“将级别链接到样式”下拉列表框,选择“标题2”,其他的也保持默认值,至此,设置完成。单击两次“确定”,则文档所有章节都自动编号好了;操作过程步骤,如图1所示:
2、“章节自动编号”的关键。最重要的一点是,把级别(例如 1 级)与相应的标题(例如“标题”)关联,这样就可以实现自动编号了。
3、由于使用了标题样式,所以每个标题的前面都有一个黑点,但打印预览时是没有的,也就是说不打印这些黑点,所以不用管它,如图2所示:
4、修改章节自动编号。以上生成的自动编号中,二三级标题都默认缩进了一定距离,看上去不够美观,需要再调整,把二级标题(如 1.1)的缩进改为 0,三级标题的缩进改为 0.5 厘米,操作过程步骤,如图3所示:
把光标定位到章节前面,单击“多级列表”图标,右键新建的“章节自动编号”,选择“修改”,打开“修改样式”窗口,单击“格式”选择“编号”,打开“修改多级列表”窗口;单击“设置所有级别”,在打开的窗口中,把所有值都设置为 0,单击“确定”;点击“单击要修改的级别”下的 3 选择第3级,把“对齐位置”修改为 0.5 厘米,单击两次“确定”,光标所在位置插入了 1,原来的 1 变为了2,把 1 删除,原来的 1 又变回 1,二三级标题的缩进距离也合适了。
另外,编号后面默认是制表符,如果觉得编号与文字之间的间距太宽,可以把它修改为“空格或不特别标注”;按照上面方法打开“修改多级列表”窗口,单击“编号之后”下面的下拉列表框选择即可。
二、Word图片自动编号
1、把光标定位到第一张图片下,选择“引用”选项卡,单击“插入题注”图标,打开“题注”窗口,单击“新建标签”,打开“新建标签”窗口,输入“图”,单击“确定”;由于当前文档中有章节编号,因此,可以勾选“包含章节编号”,单击“编号”,打开“题注编号”窗口,勾选“包含章节编号”,单击“确定”返回“题注”窗口,编号已经加上了 1.1;单击“确定”,则第一张图片下面插入 图 2.1-1,复制“图 2.1-1”,然后粘贴到要自动编号的其他图片下面,按 Ctrl + A 全选(也可以只选中包含图片的内容),在选中内容上右键,选择“更新域”,则所有图片实现自动编号;操作过程步骤,如图4所示:
图4
2、如果文档中不分章节,不用勾选“包含章节编号”,那么图片编号就变为“图 1、图 2,图 3,...”这种形式。另外,默认的“题注”标签只有“图表、表格、公式和 Figure”,因此需要新建一个“图”标签。把图片都设置为“四周型”环绕,并把“图 2.1-3”设置为居中对齐后的效果,如图5所示:
三、Word表格自动编号
1、把光标定位到第一张表格下,选择“引用”选项卡,单击“插入题注”图标,打开“题注”窗口,单击“标签”下拉列表框,选择“表格”,单击“确定”,则第一张表格下面插入“表格 1”,复制“表格 1”,然后粘贴到待自动编号的其他表格下面,按 Ctrl + A 全选(也可以只选中要自动编号的表格),在选中内容上右键,选择“更新域”,则所有表格实现自动编号;操作过程步骤,如图6所示:
2、表格自动编号与图片自动编号方法完全一样,因此,知其一便知其二。由于默认已经有了“表格”标签,所以不用新建标签;又由于当前文档不分章节,所以不用勾选章节号。把表格自动编号调大字号和设置为居中对齐后,效果如图7所示:
图7
另外,还有公式和图表没有介绍自动编号,它们与图片、表格自动编号的方法是一样的,按照上面的方法操作即可。