工作多而繁杂 无从下手？一个简单的方法让你轻松应对

在我们工作中，总是有大量的文件需要整理，尤其是做行政或者文案策划的人员。

每天面对着大量而繁琐的文件，大多数人办公桌上堆满了材料，一派杂乱不堪的景象。

脏乱型办公桌的危害

很多拖拉型的人，有时候会因为没有及时整理的文件而出现烦躁，情绪性失控的情况。当某天需要寻找一份紧急文件时，却在一堆文件中翻来覆去，可文件就是不出现，仿佛在和你捉迷藏。可能另一边领导正等着你这份材料进行一场重要的会议。

这时候你如同热锅上的蚂蚁，不知如何处理。尽管这次危机解决了，但你仍然不愿意收拾文件。办公桌的状态代表了你工作的缩影，其实你缺乏了一种归档的方法。

你需要系统的对自己的文件做一个有效的归档了。

行之有效的归档策略

对于多数人来讲，或许直接将文件删除或者扔掉最为简单。但现实是这些文档可能是你之前没法回复的信件，是你想要参加却还没时间的活动等。

所以我们一些文件无法及时处理，对于此类文件可以把你需要的行动写在便签上，然后和这类文件放在一起。如果是账单或其他会引起麻烦的东西，可以把它们单独放在一起，并保证这些文件可以引起你的注意力。

这样的好处是，就算过了一个星期或者一个月后，你仍然可以一目了然。知道自己该如何处理这些文件。

加以色彩，加深印象

有些人不愿意将文件放到柜子里，因为他们是视觉导向的人。更喜欢文件就在眼前，可以随时掌控的感觉。一旦放进了他们不能第一时间就拿到的地方，会产生不安。

好的策略是：

1.使用档案盒。你可以在盒子上写好文件的名称，可以尽量详细点，以便日后你可以快速反应。在文件很多的情况下这是个很好的办法。

2.如果是少量的文件你可以放在文件夹中，在文件夹的一侧写上详细的内容。

这时候光写上文字还不足够，因为盒子和文件夹也是大同小异。第一眼也是无法区分，不能更快的找到我们需要的那份文件。

这时候我们可以用视觉来进行区分，最简单的方法就是在盒子或者文件夹上加上颜色。比如黄色代表财务，蓝色代表参考，红色代表会议。

建立完整的归档系统

平时我都会将我的文件进行归档，通常都会在上面附加封面从而进行分类。比如我的一些写作素材其中包括：生活感悟、读书笔记、好词好句以及一些电影内容。

这些类目里都会包含很多的素材文件，我的一个方法是将每个主要类别用字母标记。例如S代表生活感悟，D代表读书笔记，H代表好词好句等。

用那个字母完全可以自己做主，值得一提的是最好是跟内容有联系的字母，这样方便记忆。

接着在这些类别下的文件打上编号，比如S1、S2、S3......依次进行标记。

在需要建立新的类别时，再选上合适的字母。然后建立一份清单，这样你就不会因为找寻某个文件时，如同海里捞针般困难。

需要注意的是，还需将清单内容时时进行更新。你可能觉得这也是一个麻烦，但比起你花费更高的时间成本去寻找要划算的多。

学会制做清单

有些人会经常出差，但每次出差都要重新考虑带哪些行李。对于这些需要动脑子的事情，我们完全可以制作一份清单。有了清单可以让你更加快速的打包行李，甚至让其他人帮你做。

具体如下，在打包之前先考虑好需要多少衣物，如果是3天那就要准备3双袜子，划掉清单中不需要的，比如酒店无游泳池，那就不需要泳裤。在接着按清单中其他内容收拾，过程只需几分钟就可完成。

清单也可以运用于工作内容，你一天的工作可以记录下来，这样就算你有其他事情阻碍，你也可以将任务交接给其他人。

同时运用清单的方法也存在于你的手机通讯录中，工作与生活中，出现问题我们就需要其他人员的帮助，比如电脑维修、健身咨询、房产中介以及送货服务等。

及时备注好他们的职业，总能在你需要的时候给到你及时帮助。

合理记录清单事项

一天的任务或许有很多，好的经验告诉你，一天最多专注于6件事。如果你发现很多时候你不得不把当天的清单任务移到另一张清单时，这说明自己对记录清单没有现实的考虑。

试着用二八法则来处理待办清单。很多人都会一股脑的将事务全部记录在一张清单上，然后告诉自己这些都是我要完成的。

那从现在开始不妨把你第一份清单当作是一份初稿，从十个项目中选择给你带来最大价值的两项。

人时常认为有价值，是它能够给你带来最多的财富。但实际上如果你的工作杂乱物种，那么进行整理就是对你最有价值的事情。

所以一开始先做这两项最有价值的事情，这需要你的意志力，通常最有价值的任务，也是最具有挑战性的。你可能会选择最简单的任务下手，因为这样看似简单得多。

但也是如此等你把这些简单的事项做完时，你会发现自己没有多余的时间或者精力再去做最有价值的事情了。你不得不转移到明天的清单上去。

遇到这种情况，把大任务分解成小任务，就像我之前文章所说，不断分解直到你可以轻松完成。

这样一点点的进军，最后会发现自己有了长足的进步。

学会对清单进行思考

不管清单中的任务有多么繁杂，多么艰巨，一定要在清单中安排一些休息和思考的时间。

哪怕只是十几分钟。这件事情值得被严肃对待，不能小觑。

当今的社会想要达成自己的目标，永远不是低头只知努力工作，你应该学会更加聪明的工作。

更聪明的工作是洞察力和创造性思维的产物，这需要时间和思考。