95%职场人被“多任务”工作困扰 掌握这3点 提升工作效率

在日常工作中，每个人多多少少都有“摸鱼”的时刻。

不信？你不妨在办公室溜一圈，就会发现——

大家不时低头刷刷微博热搜，不时又抬头处理工作上的事情，过一会儿又开始刷刷微信，发个邮件，各种频道轮流切换，恨不得自己像八爪鱼，可以同时做多件事情。

“一心多用”似乎很常见，就算不“摸鱼”，你可能也会遇到这样的情况：

·在开会的间隙修改一下PPT，一边听领导讲话，一边还要安排其他成员的工作任务；

·一边和市场部那边取得联系和反馈的同时，一边还处理财务报表，与时间赛跑；

·上一秒还在写融资方案，下一秒就被领导安排去参加一个会议，收集客户的意见……

1、同时处理多项任务，反而要多花2-3倍的时间来补救？

习惯了这样的工作模式后，你可能会觉得，如果一下子不让你同时做几件事，你心里可能还不爽呢。

就像你习惯了一边听歌一边写文章，这时摘掉你耳机，不让你听歌了，你可能还真写不出文章来。

能一心多用，同时做几件事，处理多个任务，可见自己多厉害啊，可以充分发挥单位时间的价值，早点处理完多项任务就可以早下班去浪，多好！

如果你是这样想的话，可要警惕了。争做“效率达人”，可能会让你的工作更低效。

斯坦福大学曾发布了一个研究结果：“媒体行业中多工人员（multitasker）的认知控制”，强调指出一个显而易见的事实：从效率的角度考虑同时从事多任务，绝对会影响工作效率。

美国麻省理工学院的神经学家厄尔·米勒也研究证实，相比于循序渐进地做事，同时做两件或多件事需要付出更多的脑力。

明尼苏达大学商学院教授索菲·莱罗伊（Sophie Leroy），在一篇论文中，提出了“注意力残留”概念（Attention residue）。

索菲·莱罗伊教授指出，当你从一个任务A切换到任务B，但任务A还没完成，这时任务A就会不时地浮现在你的脑海中。

这样一来，哪怕你开始了新的任务，也没法完全地投入，你的大脑还想着上一个任务。这就是“注意力残留”。

看似你在“高效”地处理多项任务，但是任务完成的质量和效果，可能就只有领导和你自己心里有数。

且不说低效，伦敦大学一项研究结果表明：

这样长期保持多任务的工作状态，还会给大脑带来不可逆的永久伤害，智商和认知水平会呈现下降趋势。

简直慌得一批。

2、如何摆脱这样的困境？试试利用“心流”快速进入工作状态

你可能会说，每天的工作任务都有很多，根本没办法避免，比如要跟客户发邮件，还要跟上司做报告反馈，另外还要跟同事沟通协作一些项目，开各种各样的会议。

既然多任务是无法避免的，但是你还是可以做一些策略方面的优化。

“心流”这个概念是由美国芝加哥大学心理学教授米哈里·契克森米哈提出来的，那心流是怎样的状态呢？用教授自己的话来描述：

“你感觉自己完完全全在为这件事情本身而努力，就连自身也都因此显得很遥远。时光飞逝。你觉得自己的每一个动作、想法都如行云流水一般发生、发展。你觉得自己全神贯注，所有的能力被发挥到极致。”

在我们阅读一本好书，看一部经典的电影时，很自然就会出现“心流”的状态，那在工作中，我们怎样让“心流”产生呢？这里就会涉及到四种象限。

横坐标为挑战程度，纵坐标为技巧水平。

工作任务“挑战程度偏高，技巧水平偏低”：人们容易感到焦虑，比如一个工人刚开始流水线的工作，Ta会觉得有难度，但是有固定的流程和模板，技巧水平偏低，长久下来，就容易感到焦虑；

工作任务“挑战程度偏高，技巧水平适中”：能够激起人的挑战欲，完成这样的任务后能够收获成就感；

工作任务“挑战程度适中，技巧水平偏高”：感觉这是在自己的能力范围内，能够比较好操作和掌控；

工作任务“挑战程度偏低，技巧水平偏低”：如果一项任务没有任何的挑战性和技术性，人们往往会感到无聊、无趣，也就少了工作的动力。

那么你在开始一项工作前，不妨参照这四个象限，根据工作任务的挑战性和技术性，优先安排那些较有挑战性和技巧性的任务。

这样可以帮助自己快速地进入心流状态，提升工作效率，从而避免因任务太多而产生过多的精神消耗。

3、将工作任务场景化，避免在杂乱的任务中频繁切换

就拿新媒体公众号运营的工作来说，每个编辑几乎都要经历的几个环节是：写稿、找配图、排版、发表文章。

很多人就会按部就班地操作，比如写完稿然后再去找配图，接着再点开排版编辑器的网页，扫码登陆，排好版了，然后再点开公众号的网页，扫码登陆。

光是扫码，打开网页的动作，可能就要在不同时间段内不断重复。

实际上，较为有效的做法是：

你可以找素材的过程中顺便积累文章的图片素材，建立图片库，然后在发推文之前，同时先点开编辑器和公众号网页。

这样一旦排版好文章，你就不用再频繁地扫码登陆，直接可以把文章复制过来。

而且建立图片库的好处是：

你可以在排版下一篇文章时，直接挪用图片库里的素材，就不用另外花时间去找图片了，降低工作任务的频率。你

还可以根据自己的情况，将任务分为琐碎事项和深度事务。

比如，对于那些周期性较长、难度更大的任务，你可以找整片时间来全程投入，而另外一些时间就用来处理不太重要、也不太紧急的琐碎任务。

比如，编写融资计划书这类工作，周期性会较长，而且需要各个团队相互配合协作，互相打磨，才能最终拍板。

对于这样的工作，策划人就需要投入大量整块时间去做，而编写一条朋友圈文案，相对来说就比较简单易操作，你可以利用零碎的时间去编写。

将工作任务场景化，能够有效地“唤醒”你的记忆机能，按照特定场景去安排自己的任务，这样或许可以事半功倍。

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