WORD操作技巧集锦

一、制作作文格子

1、Office2007以下版本的Word中，需要先下载安装“稿纸管理器”，安装完成后在“格式”菜单中就会出现一个“稿纸设置”选项。运行它，按下面的方法设置就行了。

2、在Office2007的Word中，只需要新建一个Word文档，切换到“页面布局”选项卡，选择其中的“稿纸设置”项。在“格式”选项卡中选择“方格式稿纸”，在“行数×列数”选项卡中选择需要的行数和列数，然后根据自己的需要进行相关设置。单击“确定”就行了。

二、在Word中实现自动求和

1、在“工具”栏中单击“自定义”命令。

2、选择“命令”选项，在“类别”中选择“表格”，然后在“命令”中找到并单击“自动求和”，然后按住鼠标左键将其拖放到工具栏中的适当位置。

3、在表格中如有需要求和的时候，就可以先将光标这位到相应的单元格中，再单击“自动求和按钮。

三、在WORD中制作图章

1、用艺术字编辑印章文字

单击"常用工具栏"上的"绘图"按钮，弹出"绘图"工具栏，按其中的"插入艺术字"按钮。在"艺术字库"对话框中选择圆弧形样式，下一步编辑艺术字文字。比如输入"电脑爱好者协会"。若章中还有文字的拼音，则要在文字和拼音前打几个空格来把它们分开。设置好它们的字体、字号（10号左右）、是否加粗等。按确定后，出现一个弧形艺术字对象，选取中它，出现"艺术字"工具栏，从中改变艺术字形状为圆形或半圆形。此时可能还看不到一个完整的圆形或半圆形艺术字，修改方法是拖动艺术字高度的句柄，直到满意的形状为止。然后还需将艺术字填充色和线条颜色设为红色，环绕方式设为为四周型，有必要还可以调整艺术字文字间距（"艺术字"工具栏上都有相应按钮）。假如印章文字和拼音使用不同的字体设置，则可分开做成上、下两个半圆形的艺术字对象，再调整它们的大小和位置。这样印章文字就编辑好了。

2、制作印章外形

印章外形一般是圆形。绘制方法是：单击"绘图"工具栏上的椭圆按钮，同时按住shift键拖动鼠标即可画出一个圆。圆的大小根据印章文字的大小来定。然后将圆的线条颜色改为红色，粗细设为3磅左右，环绕方式为四周型。另外印章中间一般有五角星或其它相关图形。五角星可从自选图中来选取并画出，其线条和填充颜色也设为红色。其它相关图形可从剪辑库中选取并插入，然后调整大小及四周型的环绕方式。印章图形就准备好了。

3、组合出优美的印章

用鼠标拖动印章文字，将其套在图形中间，若位置不准，可按CTRL+光标的上、下、左、右键来微移选定对象，五角星或其它相关图形用同样方法移至印章中央。相互间的位置和大小调整完全满意后，用"绘图"工具栏上的选定按钮，全部选定，执行“组合”命令，将它们组合即可。根据不同情况，按比例整体缩放其大小，这样一个优美的印章就做好了。

四、快速还原图片文件

利用Word可以非常方便地制作出图文并茂的作品，但是有时往往出于特殊需要（如出版、发行等），要求把其中内嵌的图片还原出来。这时我们固然可以使用Word2000打开该文件，然后选中相应图像后复制，再启动画图程序进行粘贴，最后再存盘。这对于仅含有一个两上图片的文件尚可，如果你的文档中已经内置了图片文件而且比较多，那么一个一个地拷贝、粘贴则相对来说比较麻烦。其实，只要我们单击“文件”→“另存为Web页”命令，Word就会自动地把其中内置的图片以“image001.jpg”、“image002.jpg”、“image003.jpg”、“image004.jpg”等文件存放在以另存后的WEB页为文件名加上“.files”的文件夹下（与在IE中保存的网页一样），非常方便。

五、实现Word个性模板

用Word建立的文件默认页面是A4大小，即宽210毫米、高297毫米。但是有时由于工作的需要，我们不希望用A4大小的纸张，这样每次都必须打开“页面设置”对话框进行设置，同时，Word中默认生成的文档文件是不自动缩进的，必须使用手工调整它们的缩进，非常麻烦。其实，巧妙利用Word的模板文件功能可以设置Word的默认页面大小和自动缩进，从而实现个性模板。

1、进入WordXP的模板文件夹，在Windows9x和WindowsMe下为C:WindowsApplicationDataMicrosoftTemplates文件夹下，而在Windows2000和WindowsNT上为C:DocumentsandSettings用户名ApplicationDataMicrosoftTemplates文件夹下（此文件夹为隐藏文件夹，你必须对文件夹选项进行设置才能够进入，详见Windows手册），你会看到在此文件夹中有一个normal.dot文件，此文件就是Word的默认模板文件。双击它，系统就会自动调用WordXP打开它。

2、单击“文件”→“页面设置”，调出页面设置对话框，将页面大小及上下左右边距设置自己所需的值，如图5所示。笔者经常使用它来写作，每次左右拖动滚动条来查看文章不太方便，所以把宽度设置小了一些，为15厘米，高度不变，仍为24厘米。

3、单击“格式”→“段落”，在段落设置对话框中选择“缩进和间距”标签，点击“特殊格式”下拉框，选择“首行缩进”，并设置度量值为0.7厘米（相当于两个汉字字符），即设置每段自动缩进两格（中国人用中文的特色）。

4、单击“文件”→“保存”命令，选择保存类型为文档模板文件，由于此时normal.dot原模板已经启动，所以无法直接保存为normal.dot文件。在此，笔者将它保存为normal1.dot文件。

5、再次进C:WindowsApplicationDataMicrosoftTemplates文件夹下，这时会看到两个模板文件normal.dot和normal1.dot。选中normal.dot文件（老模板文件），按下F2键，选择“重命名”，将它重新命名为oldnormal.dot文件，按照此法再将新的模板文件normal1.dot重命名为normal.dot文件。

6、上面的制作步骤完成后，使用起来就方便多了。单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”快捷键即可以用你刚才的设置来进行文件处理了。

六、一次保存多个文件

在WPS2000/Office中有一个“保存所有文件”命令，这个命令非常有用，只要执行该命令，即相当于将所有的文件进行存盘操作，免去了一个文件窗口一个文件窗口切换、存盘之苦。其实，我们也可以在Word中一次保存多个文件：只要在要保存文件时按下Shift键就可以发现，原来的“保存”命令已经变成了“全部保存”命令了，此时单击这个命令相当于WPS2000中的“保存所有文件”命令，即一次性将所有打开的文件进行存盘。

七、合并Word文件

我们在使用Word制作文档时，经常要与别人合作，一般情况下，我们都是把别人的文件拷贝过来打印，这虽然方便，但是不利于文件的管理。试着单击“插入”菜单下的“文件”命令，在弹出的窗口中选择“Word文件”，再找到同事的文件，点击“插入”钮。怎么样？同事的文件是不是已经历历在目了，而且图片、表格、字体、字号、格式都丝毫没有任何变化！

八、修复文件

遇到过突然停电而自己的文件没有保存、文件找到却无法打开的情况吗？那时候的你一定比失恋更痛苦！其实，在Word中设计了一个修复程序，只不过它比较隐蔽，你没有注意罢了，巧妙地使用它说不定还能够把你的工作成果给恢复过来呢。请点击“文件”→“打开”，在打开文件对话框中的文件类型下拉框中选择“从任意文件中恢复文本”项（请将鼠标向下拖动，否则无法看到这个项目），再点击原先打不开的文件，耐心等待一会儿凡是能够被恢复的文本都会出现在Word窗口中，这时候就麻烦你按一下存盘图标吧！

有些时候我们在使用Word2000时，需要把其中的某一块文字或图形移到其它地方，这时使用Word2000的区域移动功能将显得十分轻松。具体方法是：首先将光标定位到需要移动的文本块的左上角，然后同时按住Shift和Alt键，再将光标移到文本块的右下角结尾处，这时两点之间的文本块就会被选中，点击鼠标右键，选中“复制”，找到你要复制到的目标位置，点击右键，选择“粘贴”即可。

九、快速返回上次编辑位置

在Word2000中，当你在文档的某个位置进行编辑时，可能需要查看文档的另一个位置的内容，这是您要再回到刚才编辑的位置就要通过滚动条来实现，当文档比较长时显得非常麻烦，Word2000提供了一个快速恢复编辑位置功能，使上述操作非常简单，要回到上次编辑的位置，只需按Shift+F5即可实现，它可以使光标在最后编辑过的三个位置间循环切换。此功能也可以在不同的两个文档间实现。当Word2000文档关闭的时候，它也会记下此时文档的编辑位置，再次打开时，按下Shift+F5就回到了关闭文当时的编辑位置，非常方便.

十、批量删除Word中空行、换行符和空格

（一）、删除空行

1、如果空行标记是向下的小箭头，这是网页中的自动换行符 ，删除空行的方法如下：

复制网页的内容，粘贴到word里有很多不必要的换行符，这就需要将它们替换掉。方法如下：

“编辑/替换”打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”输入^l（表示“手工换行符”），在“替换为”输入^z（表示“空格”）。注意：如果有一个空行，在“查找内容”框中就要输入一个^l，如果有两个空行，就要输入两个^l以此类推。不过在应用中，可以先输入两个^l,多按几次全部替换，确保将所有的多行空行删除为一行空行，然后再输入一个^l，按一次全部替换就行了。

2、如果空行标记是敲回车键产生的“ ”符号），就是手工换行符，删除方法如下：

“编辑/替换”打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”框中输入^p^p，在“替换为”框中输入^p，多按几次就可以将所有的空行删除掉。（二）、删除换行符

如果只要求删除换行符：在2007以前的版本中点“工具/选项/视图/格式标记”，将“段落标记”复选框的“√”去掉即可。在OFFICE2007中，点WORD左上角的OFFICE按钮，选择“WORD选项”，点击“显示”，在“始终在屏幕上显示这些标记”中，将“段落标记”前面的勾去掉就行了。注意这种方法，只是不显示换行符，空行仍然存在。

（三）、删除空格

（1）删除行首行尾的空格

从网上下载了大的文字，行首和行尾有大量的空格而手动删除又太麻烦了。其实，在Word中要删除行首行尾的空格中非常简单，只要选中所有文字，先选择一下工具栏上的“居中”钮，再选择一下“左对齐”按钮即可。当然，您也可以先按下Ctrl+E使其居中，再按下Ctrl+L键使其左对齐。这样会更加方便些。

（2）、删除文章中的空格：“编辑/替换”打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”输入^w，在“替换为”输入^z

（四）增加段首空格

方法一：在段落/缩进和间距选项的特殊格式选项中，单击下拉箭头，选择“首行缩进”，然后在“磅值”中选择合适的值，也可以在这里面选择“两字符”，单击确定就行了。

方法二：在文档中按下Ctrl+H，在弹出的“查找和替换”窗口中点击“更多”，在出现的内容中点击“特殊格式”，“查找内容”处插入“段落标记”一个,并在“替换内容”中插入“段落标记”一个再按三次空格键，然后点击“全部替换”，这样每段就会自动空出两格。

十一、省略号的输入

在打开输入法的状态下，按住“Shift”键，再按数字键6，注意不是小键盘中的数字6.

十二、自动翻页当在Word中阅读一篇较长的文章时，反复的翻页是一件很麻烦的事。其实，解决之道非常简单： A、在Word中打开要阅读的文件，然后选择菜单“工具/宏/宏”。 B、在弹出的对话框中，在“宏的位置”一栏中选择“Word命令”，然后在“宏名”的列表框中选择“AutoScroll”并点击“运行”按钮。 C、现在，鼠标指针会自动跳到右边的滚动条上，鼠标指针在滚动条的上半部，则向上翻页，在下半部则向下翻页，放到中部则暂停翻页。鼠标越靠近两端，滚动的速度越快。要关闭自动翻页功能，只要随便点一下鼠标，鼠标指针就会自动回到原来的位置。 如果经常使用此功能，可以将它添加到工具栏中，方法是：选择“工具/自定义”，选择“命令”选项卡，在“类别”栏中选择“所有命令”，然后从“命令”框中将“AutoScroll”拖到工具栏上。此时工具栏上出现“自动滚动（A）”，单击则可启动自动滚动功能。 “自动滚动（A）”占用工具栏面积太大，可在拖上工具栏后，单击“更改所选内容/默认样式”，由于它没有特别的图标，可单击“更改按钮图标”进行选择，如果仍没有你喜欢的样式，可单击“编辑按钮图标”自己画一个，我就自己画了一个上下双向的箭头，即表意，又不占工具栏空间。 十三、如何在WORD中调整汉字与英文字母间的距离在中文WORD中汉字与英文字母和数字之间一般都存在一小段间隔，这个间隔一般有一个空格大小，但我们却无法删除掉。例如：我们输入“中文Windows 98的新特性”，在“中文”和“Windows”之间以及“98”与“的”之间都有这段间隔。这虽然有助于突出显示汉字与英文之间的区别，使文档一目了然，但有时我们也需要关闭此功能，关闭的方法如下： A、按CTRL+A选定全部文档； B、选择“格式”/“段落”/“其他”； C、在“其他”选项卡中取消“字符间距”设置框下面的“中、英文间自动调整间距”和“中文、数字间自动调整间距”选项左边的复选框。 十四、如何在WORD中任意修改字间距

在WORD中修改字间距很不直观，有些用户甚至不知道该如何设置字间距，而不得不使用系统默认值。WORD的字距有“标准”、“加宽”、“紧缩”等三种字间距，其中“标准”字距即默认字间距，它的实际距离不是一成不变的，而是与文档中字号的大小有一定的关系。“加宽”间距则是在“标准”的基础上再增加一个用户指定的数值，“紧缩”则是在“标准”的基础上减去一个用户指定的数值。由于“加宽”和“紧缩”都是在“标准”的基础上进行调整，字号变化时，间距也会自动调整，不至于出现字号与字间距不匹配的情况。调整字间距的方法如下： A、选定文本； B、选择“格式”/“字体”，选择“字符间距”选项卡； C、在间距下拉列表中选择适当的类型和增添或减小的间距数值。最后确定即可。十五、如何在WORD中任意修改行距 在WORD中提供了很多种标准的行距供选择，在“格式”/“段落”的“缩进和间距”选项页，在“行距”框里提供了行距的选择列表。包括“单倍行距”、“最小行距”等。可是标准行距并不一定符合我们的需要。例如，当我们希望行距尽可能小时用“最小行距”就满足不了要求。如果我们想要任意设置行距的大小，必须将行距设置为“固定值”，然后在右边的“设置值”对话框里任意输入行距的磅数即可。