男孩 女孩 可别学罗志祥这样写信|邮件写作超全干货
罗志祥从5月1号到5月20号给周扬青写了20封信回忆两个人的过往,硬是写出了一股初恋的青涩感,底下的热评也是把我们给看笑了:“我初中就不写这东西了。”还真是,相比较下,周扬青的那一仗才堪称标准“范文”,达到了“完全实现写作目的”,即你的表达能力不仅没有损害你的本意,甚至有了更多可解读的东西,滴水不漏,找不到可抨击的漏洞。
这在职场做邮件写作也是同样,有跨大团队沟通的时候,也需要向老板汇报工作情况。每每此时,总是小心谨慎,不知道自己的邮件是否能够达到条理清晰、结构合理、内容详实的专业水平。
那么,今天我们就来聊聊如何写好一封职场邮件。
首先给大家看下今天超全干货的大纲
1、金字塔结构思维,把重点放前面
2、尽可能简要精炼,保证把事情说明白
3、考虑阅读体验,让自己的邮件易于后期检索
4、其他99%的人都容易遗漏的小细节
1、金字塔结构思维,把重点放前面
一般写作都是先搭框架,再填充内容。写邮件也同样,这样才能结构合理清晰,读者才有代入感,顺着你的逻辑走下去。金字塔结构是在职场中务必遵循的守则,大家要的是开宗明义,两三句话概括邮件主旨。
具体说来,金字塔的塔尖是邮件的主题,直截了当说主观点和结论,是写出邮件的中心思想。接下来再是证据,是对中心思想的层层展开,用来阐述、论证塔尖的观点和结论。比如,你要向老板汇报下个季度的工作计划,邮件开篇就要说明本次沟通的目的:“我给你写邮件是向你汇报下季度的工作计划,重点放在XXX的项目建设上。”其次,进入到金字塔的第二层,你会说:“针对这一项目建设,我会从两方面入手,包括……”
总而言之就是,我们需要从作者思维切换到读者思维,站在读者的角度来思考,读者才能和你共情,信息的传递效率才会更高。
2、尽可能简要精炼,保证把事情说明白
写邮件的时候,要设想自己是一名战地记者,在弹雨纷飞的前方战场,报道当前的战况。在每说一句话都有可能有枪子儿找上脑门的时候,废话、套话、官话、空话一概省略,直切主题是最合适的。
一句话将所有的重点信息浓缩起来,相关的具体执行方案可以用附件传递。这样一来,可以保证对方在看到邮件后,马上理解事情的起因经过,并做出结果的预估。简单的“hi XXX”开头,然后直奔重点,比“尊敬的XXX领导”可能会更直接,不然容易让对方遗漏重要信息。何况,越短的邮件越容易得到回复。
3、考虑阅读体验,让邮件易于后期检索
标题要简单直接,最好能明确你内容的方向。如此才能够在后期检索时候,用简单明了的关键词,就能够定位到你的邮件,以便于后期反复查看确认。
如果是特别重要、紧急的事情需要确认,可以在标题上加上【重要】、【紧急】、【期待回复】这样的标签。收件方如果是领导,每天都有几十封邮件需要处理,这样的方式才能够不漏看信息,耽误项目进展。
4、其他99%的人都容易遗漏的小细节
(1)签名档是你的个人名片,收件人可以在签名档了解你的基本信息,如果是商务对接,可以根据你签名档里留下的联系方式直接与你取得联系。
(2)修改昵称,以符合你现在的工作场景需要, 别弄个英文名或者花里胡哨的名字,别人看了半天也不知道是谁。
(3)发送和抄送别弄混了,发送是对应需要回复确认的人,抄送是要知悉此事的人。尤其是在一些部门、人员层级划分很清楚的公司,这点非常重要。
(4)附件文档可别命名为【新建文本文档】、【新建word】、【新建表格】……附件的命名,也是根据关键词原则,最好加上自己的名字、最后修改日期、文档名等。并且,能够贴在正文里面的附件,都最好贴出来,直接明了。
另外,写好邮件一定要检查!检查!检查!检查收件人、抄送人的邮件地址是否正确。检查是否存在错别字、语句不通之处、逻辑不当之处。
最后
希望大家别学罗志祥520的小学作文,这文笔,别说追回前任了,放哪儿可能都是篇不及格的零分作文。何况是想要提高工作效率、实现职场晋升、走上人生巅峰,罗志祥可谓是个经典的反面案例,跟对导师才能快速突破舒适圈。