新手制作月度销售报表 学会这3个技巧 总监看了拍手叫好

在Excel中制作表格时，会遇到怎么也对不齐的数据，如姓名，如果添加空格吧，又会影响到其他相关的操作，下面将介绍更好的方法。如果需要规范某些数据的输入，可以使用“数据验证”功能。如果需要突出某些数据，可以使用“条件格式”功能。在进行美化表格时，如果已经厌倦了颜色填充，可以使用图片作为背景，使表格更加有灵气。

9月份结束了，销售总监就马上招集所有员工统计出该月各员工的销售数据，准备制作成报表。小李来公司已经有段时间了，他自认为制作表格的事情很简单，于是主动请总监安排该工作给他。总监也是看着小李逐渐成长的，所以就同意了。小李决定使用Excel制作出全面、美观的销售报表，坚决不辜负总监对他的信任。

低配效果 没成想，总监评价道：“不规范，而且老气。”

这份9月份销售统计表，标题栏和正文区域填充不同的颜色美化表格，效果乏味单调；在输入“销售组”时，输入的数据也不统一，很不规范；为销售总额设置文本颜色，想突出显示该组数据，但没有具体的突出内容。

逆袭效果 经过指点对表格进行修改，首先为表格应用图片作为背景，整个表格不呆板、有灵气；使用“数据验证”功能对“销售组”数据进行规范，输入的数据更统一；突出显示销售总额最多的3个数据，很有代表性，而且一目了然。

修改后的表格立马赢得了总监的肯定，表示十分称赞。

下面职场君来介绍一下如何制作这样一份表格——

输入文本并计算销售金额

在制作销售统计表时，首先需要将统计的销售数据输入到表格中，然后根据需要对数据进行求和。然后通过相关设置，使姓名列两端分散对齐，下面介绍详细操作方法。

1.打开Excel软件，在工作表中输入统计的销售数据。

1 2.选择H2单元格，切换至“开始”选项卡，单击“编辑”选项组中“自动求和”按钮。

2 3.可见在H2单元格中显示SUM函数公式，用于计算出D2:G2单元格区域内的数据之和。若单击“自动求和”下三角按钮，在列表中包含求和、平均值、计数、最大值、最小值等选项，可进行相应数据的计算。

3 4.按Enter键确认计算，然后将H2单元格的公式向下填充至H19单元格，计算出所有员工的销售金额。

4 5.选择所有数据区域，设置居中对齐方式。可见“姓名”列员工姓名有的两个字有的3个字，很不整齐，下面通过相关设置使姓名对齐。

5 6.选择B2:B19单元格区域，按Ctrl+1组合键，打开“设置单元格格式”对话框。在“对齐”选项卡中设置水平对齐和垂直对齐的方式为分散对齐，然后单击“确定”按钮。

6 7.可见姓名列员工的姓名分散对齐，然后适当调整列宽，可见该列显得很整齐。

7

规范数据的输入

在制作表格时，有时为了规范某项内容，需要使用“数据验证”功能进行限制。在本案例中，通过数据验证功能规范销售组的名称，下面介绍具体操作方法。

1.选择C2:C19单元格区域，切换至“数据”选项卡，单击“数据工具”选项组中“数据验证”按钮。

1 2.打开“数据验证”对话框，在“设置”选项卡中设置“允许”为“序列”，在“来源”文本框中输入“销售1组,销售2组,销售3组”文本。

2 3.切换至“输入信息”选项卡，在“标题”和“输入信息”文本框中输入相关文本，单击“确定”按钮。

3 4.设置完成后，选中该区域内任意单元格，可见在右侧显示下三角按钮，在右下角显示提示文本框。在文本框中显示“输入信息”选项卡中设置的内容。

4 5.单击右侧下三角按钮，在列表中选择合适的选项即可。列表中的内容是“设置”选项卡中“来源”文本框中的内容。

5 6.如果在该单元格区域内输入范围之外的内容，则弹出提示对话框，显示与单元格定义的数据验证不匹配。只能单击“取消”按钮，重新输入正确的文本。

6 技巧：“允许”的方式

在“数据验证”对话框中设置“允许”的方式有很多，如“任何值”、“整数”、“小数”、“日期”等。下面以设置文本长度为例介绍应用方法，首先选择所需的单元格区域，打开“数据验证”对话框，设置“允许”为“文本长度”，然后再设置“数据”为“等于”，在“长度”数值框中输入指定的长度，如11。则在选中的单元格区域内只能输入11位数字。

使用条件格式突出销售金额

在Excel中使用条件格式可以突出显示满足条件的数据。在本案例中，需要突出显示销售金额最多的3个单元格，下面介绍具体操作方法。

1.选择H2:H19单元格区域，切换至“开始”选项卡，单击“样式”选项组中“条件格式”下三角按钮，在列表中选择“最前/最后规则>前10项”选项。

1 2.打开“前10项”对话框，在“为值最大的那些单元格设置格式”数值框中输入3，然后单击“确定”按钮。

2 3.返回工作表中，可见在选中的单元格区域中突出显示值最高的3个单元格。

3 技巧：自定义突出显示的格式

用户可以自定义突出显示单元格的格式，在“前10项”对话框中单击右侧下三角按钮，在列表中选择“自定义格式”选项。在打开的“设置单元格格式”对话框中设置字体、边框和填充的格式即可。

美化表格

表格内容制作完成后，还需要对表格样式进一步美化操作，如设置表格的边框或者填充底纹等。在本案例中将为表格设置填充图片，下面介绍具体操作方法。

1.选择数据区域任意单元格，按Ctrl+A组合键全选数据区域的单元格。按Ctrl+1组合键打开“设置单元格格式”对话框，设置框线为黑色实线，单击“外边框”按钮。

1 2.设置框线的颜色为浅灰色后，单击“边框”选项区域中的横向中间的按钮。

2 3.再设置框线的颜色为橙色，单击“边框”选项区域中的中间纵向的按钮，单击“确定”按钮，即可完成表格内外框线的设置。

3 4.返回工作表中，可见表格的外边框为黑色实线，横向内边框为浅灰色实线，纵向内边框为橙色实线。

45.接着为表格添加图片作为背景。首先切换至“页面布局”选项卡，单击“页面设置”选项组的“背景”按钮。

5 6.在打开的“插入图片”面板中单击“从文件”文本超链接，在打开的“工作表背景”对话框中选择合适的图片，单击“插入”按钮。

6 7.返回工作表中，可见在工作表以选中的图片作为背景。

7 8.接下来设置只填充表格的数据区域，首先单击工作表界面左上角 按钮，选择工作表所有单元格区域。按Ctrl+1组合键，打开“设置单元格格式”对话框，在“填充”选项卡中设置填充颜色为纯白色，单击“确定”按钮。

8 9.然后选中数据区域，打开“设置单元格格式”对话框，在“填充”选项卡中设置背景色为“无颜色”，单击“确定”按钮。

9 10.返回工作表中，可见只有数据区域才显示背景图片，其他区域不显。至此，8月份销售统计表制作完成。

10 设置图案填充

在“设置单元格格式”对话框的“填充”选项卡中，设置图案的颜色和图案样式，然后单击“确定”按钮，即可为表格中选择的区域填充设置的图案效果。

这样一个亮丽有气质的销售统计表就制作好了！

拒绝低效：逆袭吧，Word菜鸟——Word这样用才高效 本书作者将多年培训中遇到的学生和读者在常犯的错误、常用的低效做法收集整理，形成一套“纠错”课程，以“菜鸟”小蔡在工作中遇到的各种问题为主线，通过“暖男”先生的指点，使小蔡对Word的应用逐渐得心应手。内容上主要包括Word文档处理的错误和正确设计思路、文档制作的低效方法和高效方法，并且在每个案例开头采用“菜鸟效果”和“逆袭效果”展示，通过两张图片对比，让读者一目了然，通过优化方法的介绍，提高读者Word应用的水平。每个任务结束后，还会以“高效办公”的形式，对Word的一些快捷操作方法进行讲解，帮助读者进一步提升操作能力。此外，还会以“菜鸟加油站”的形式，对Word文档中一些“热点”功能进行介绍，让读者学起来更系统。