实用干货：如何用Excel表格打造日效率模板！提高日常效率必看

昨天的文章里，分享了一个关于如何提升制定长远计划能力的小练习，文章发出后，群里、后台收到很多小伙伴的留言，想看我是怎么执行日计划和复盘的，今天就来分享一下我的做法。

这套日复盘模板，从2019年12月2日开始制定，到现在已经坚持3个多月了，在这期间，模板一直在更新迭代，最新的版本长这样：

下面我就详细介绍一下这套模板的制作思路。

Part 1、四大区域功能介绍

目前这套最新模板，我把它分为四大功能区域。

一、任务区域——对你的时间支出项做一个盘点

有记账习惯的小伙伴，都知道记账的第一步，是给自己的金钱支出项目设置分类。

▲记账分类特点：先大类，后小类

如果我们把时间视作金钱，想要做好时间的开销记录，你一样也要为自己的时间支出项目设置分类。

不要小看这一步，好好盘点一下你平时需要做的事情，你会发现，把它们全部罗列出来，是需要花一点时间的。

我当初就花了将近4个小时，来罗列自己这一年要做的所有事项，并全部做了分类、注释。

例如：

1.基础时间——指作为人的本能必须支出的时间，不产生任何经济效益的时间。

1.1 睡眠1.2 用餐1.3 洗漱1.4 损耗时间注：损耗时间指的是一个事项完成，到下一个事项发生衔接过程中必然会损耗的时间。

再比如：

2.家庭时间——指用在家人身上的时间2.1 交通：接送孩子、节假日出行的路上时间2.2 购物：包括网购和超市购物时间2.3 家务：包括做辅食、打扫、整理2.4 亲子陪伴：指与孩子之间亲子互动的时间，包括读绘本、游戏、早教、哄睡等等2.5 二人世界：指不带孩子，单独与队友两个人共度的时间2.6 其他家人：指除了孩子、队友以外，和其他家人在一起的时间 分类的时候有这几个原则：

1.一级分类尽量少，二级分类适当细分，这是为了方便后面的计时和统计分析。2.分的类别要彼此之间相互独立，没有模糊不清的概念，避免某个事项不知道该放在那个类别里。3.分类要能概括24小时的所有事项，避免产生时间黑洞。 大家在定规则的时候，尽量详细一点、考虑周全一点，不要怕麻烦和浪费时间。规则定的越完整、漏洞越少，执行起来越轻松，也更方便复盘和分析。 举个例子，同样是“吃饭”这一项目，会有不同的场景：

a. 平时工作之余吃的简餐；b. 部门同事相约的聚餐；c. 小侄女的生日宴会；d. 和队友两个人吃的节日纪念餐。这么多场景，你都放在「基础时间——用餐」这一列吗？那样是不妥的，这样用餐的时间就比实际要多很多。

我分类的时候，会考虑吃饭的功能属性：

a. 是纯粹为了填饱肚子的，我会放在「基础时间——用餐」这一类b. 更倾向于工作需要，我会放在「本职工作——人情往来」这一类c. 更偏向于家庭需求，我会放在「家庭时间——其他家人」这一类d. 也是属于家庭类的，我会放在「家庭时间——二人世界」这一类当你将自己的时间支出项目全部罗列完毕后，再来看这张表，你才会有启发。

第一列「事项分类」，就是一级分类。我的一级分类一共有11项，还是有点多的，后面会考虑再简化一点。

第二列「具体内容」，就是二级分类，有的事项还会有三级分类，有些虽然没有三级分类，但我会在每天的复盘表格里写出具体描述。

二、时间区域——预估和记录时间开销

这一步就是锻炼自己时间预估能力的关键了，昨天的文章里提到，因为侯世达定律的存在，我们常常会高估自己解决任务的能力。结果不是到了规定时间任务完不成， 就是草草交卷，导致质量大打折扣。

这一步很难，我用了3个月的时间来刻意练习，目前的时间预估准确度可以达到85%，下面来详细描述一下这个区域的组成。

第一列——预计用时，在一天开始之前，将该事件的预估时间写下来。

第二列——实际用时，这里要给大家介绍软件 aTimelogger 的具体使用方法。当时限于篇幅，我只是蜻蜓点水地介绍了这款应用，没有做详细拆解，今天就好好介绍一下，我的使用方法。

首先，打开这款APP，里面会有一些默认的活动分类。 你要做的是把所有的选项都删掉，换成刚刚你自己列出的时间支出事项的一级分类。

我现在一共列了11个一级分类。

接着，将二级分类、三级分类（如果有的话）依次添加进来，如下图所示。

aTimelogger 的好处是，群组的下一级菜单还可以放群组，所以理论上它可以设置n级分类。

全部设置好以后，这就是只属于你的一套独特的时间效率工具了，你要做的是走到哪里都带着它，每开始和结束一项任务，随时点开始和结束，进行计时。

有几个小建议，方便更好地进行后期的数据分析：

1.每一大类的设置建议用同一种颜色，这样看时间轴和饼图的时候，一眼可以看清，这一天里哪一项占比较多。

▲左边是工作的一天，蓝色的工作时间占比较多

▲右边是带娃的一天，绿色的家庭时间占比较多

2.如果用的是安卓系统，推荐使用“捐助”功能，可以开启高级统计模式，对于复盘和数据分析非常有帮助。

▲任何一个子分类都可以展开看到统计数据

这样第二列的「实际用时」，不需要自己手动计算了，直接点开高级统计就能看到，各个小项所花费的时间。

三、复盘区域——对一天任务完成情况进行盘点

这一块是在一天结束后做的，对计划内的事项的完成情况，进行一个简单的描述。这一块区域最近刚刚更新过，之前的版本是这样的。

我一开始设置了三列：完成率；如果全部完成：完成效果；如果没有or部分完成：为什么没有or部分完成。

这个版本我用了整整三个月，因为一开始，我每天的计划完成度都太低了，很多任务都只能完成一半，或者根本没完成。

但是最近半个月，我发现自己的计划能力逐渐提升，基本上都能达到100%，“完成率”这一列对我而言就没有意义了，所以我将三列并成了一列。

所以如果你刚开始也遇到计划难以完成的情况，建议参考我最初的这块区域模板来绘制。

总计用时是自动求和出来的，可以和aTimelogger里的数据进行核对，最后再将占比这一列填上，这块区域就完成了。

四、反思区——几句话描述一天的收获

成甲在《好好学习》里曾经说，他每天要花2-3小时进行反思修炼，我目前做不到这个程度，但我至少保证，每天留5分钟时间，反思这一天的所得。

很多人写反思日记最终会写成流水账，这是要避免的，反思区域是为了提升自己的深度思考能力，可以从这几个方面来着手考虑：

1.我今天的主要任务是什么？都达成了吗？达成的效果如何？2.最后的结果和预期比有什么区别？3.今天有哪些值得吸收的成功经验？今天有哪些需要避免的不足？ 如果今天发生了某件重大事件，我会专门建个文档，写特殊事件的复盘反思，如果只是常规的工作生活，那几句话就够了。 最后还有个「小确幸」一栏，我会记下这一天里让我感到温暖的人和事物，消极疲惫的时候，这是给我注入能量的动力。 这块不强求，有就写，没有就不写。回看过去的复盘表格，我发现，当我带着觉察幸福的能力去生活，10天里有超过6天，都会有小确幸。

Part 2

计划和复盘的全过程

介绍完了功能区域，下面具体来说说，表格的制作过程。

一、日计划列表

首先，在一天开始之前，我们做的是计划列表，如下图所示：

需要填写的分别是任务区域，和时间区域的预计用时部分。

说几点注意事项：

1.预计用时这一列，要用Excel单元格属性的h:mm格式。

输入「数字+英文冒号+数字」就会自动切换成这一格式了，这样做是为了方便自动求和。

2. 每天在做计划的时候，先对预计用时求和，如果总时间超过22小时，就要删掉一些任务。

多余的2小时左右时间，就是定计划的「缓冲时间」，减少侯世达定律给我们带来的影响。

如果你的时间预估能力还很弱，或者一天中不确定事件发生比较多，那建议缓冲时间留得再多一点。

3.每天给任务的重要程度排序。

可以简单列为“重要”、“非重要”，也可以按照数字等级排序，明确自己最需要完成的任务是哪些。

我目前的做法是这样：每天在自己的任务中，把其中三条标红加粗。这就是明天必须、首要完成的任务，也就时间管理人士常说的，需要首先吃掉的那三只青蛙。

4.允许一些任务当天没有完成，但要在次日重点标注。大家会发现，计划表里有一项任务是有底色的，这一类任务是我拖延严重的任务。

在《小狗钱钱》中，曾经学过一个72小时定律：当你决定做一件事的时候，你必须在72小时内完成它，否则很可能永远都不会再做了。

我给自己稍微放宽了一点，我给自己定义为「7天缓冲期」，按照7种彩虹色来排序。拖延第1天，紫色；拖延第2天，青色……拖延第7天，红色。

红色是最高警戒色，目前还没有过哪项任务拖了7天以上还没完成的，最多到黄色就已经做完了。

这是我列计划的设计思路：允许自己适当拖延，但一定要做完。如果到最后几天还没做，我会减少其他任务的数量，集中攻克这条老大难。

二、日复盘列表

复盘列表直接在计划列表的基础上补充就可以了，节约时间和精力。最终的完成表如下图所示：

大家可能会发现，复盘表会比计划表多几行内容——计划外事件。这是肯定会发生的，每天都会有那么几件计划之外的事情冒出来，这也是一开始要留出“缓冲时间”的原因之一。

Part 3、问题答疑

问：每天做复盘和计划要花多少时间？

在最初创立这套模板的时候，我前后花了大概7、8个小时来制定规则，但随着模板格式的不断固定，现在每天只需要20-30分钟就可以做完。

很多人（包括我以前），当工作任务特别重的时候，会顾不上列计划，就直接投入一天的工作中，觉得列计划很浪费时间。

但是坚持了3个月以后的我发现，每天坚持做计划和复盘的好处，在于对一天的事项有一个宏观的规划和把控。尤其是如果预估时间加起来远远超过24小时的话，会让自己接受现实，砍掉一些必须放弃的项目。

问：表格用手机能做吗？

不支持手机做Excel表格，很不方便，建议还是要用电脑端的Excel来做。

问：我发现很难用aTimelogger完成计时，记着记着就会遗漏，该怎么办？计时困难的话，需要从以下几方面考虑原因。

1.制定时间支出项的时候，定义不够清晰，导致很多事项无法确定分类。

解决方法：重新将自己的时间支出项进行定义和完善。

2.自己的时间利用过于碎片化，导致完全无法计时。

比如打开手机，本来准备与同事交流工作，突然想起来要买奶粉，去网上购物的过程中，又想起来家里的信用卡快到期了，要去还钱。最后在手机上各个APP转了一圈，忘记最初是要打开做什么的了。

解决方法：锻炼自己集中注意只做一件事的能力，当脑中产生其他念头时，简单记下来，等当前事情做完后，再统一处理其他事项。

PS：这套日效率体系已经坚持用了3个月，对我个人的时间管理能力提升帮助很大，为了感谢大家一直以来的支持，我将这套Excel模板免费送给你。

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