打开Excel后首先应该进行的7个操作

Excel的根本就在于制作“容易看”的表格

在制作Excel表格时，首要的一点就是要制作一个任谁都觉得容易看的表格。对于是否“容易看”这一点，乍一看感觉好像主观性很强（看的人不同判断也不尽相同），其实并非如此。本文中介绍的基本操作，是制作一个“容易看”的表格时最基本的操作，在任何情况下都是行之有效的。

所谓容易看的表格，是指任谁看都能够立刻明白是在哪里输入了什么数据的表格。通过制作容易看的表格，可以很大程度上减少输入错误和计算错误，并且具备“出现错误时能够立刻发现”这样的优点。此外，和他人共享时也无需一一进行说明，重新再看自己以前制作的表格时也不会感到疑惑。像这样制作容易看的表格，不仅能够在制作发表资料或者报告书这类注重美观性的文档时发挥作用，而且凡是在涉及Excel的所有情况下都是大有用处的。

下图是一个刚刚开始制作的表格，输入了数据，没有进行任何的加工（称为纯文本输入）这还不能称之为“容易看的表”。

制作容易看的表格的基本规则

制作容易看的表格，开始时是关键。打开Excel后，在做任何操作之前，首先来研究思考以下7项规则，并根据需要进行设置。接下来的课程中，将会依次对各个规则的具体操作方法进行详细说明。

基本规则1 根据用途和输出来决定字体

基本规则2调整行高

基本规则3制表时不要从A1单元格开始

基本规则4文字左对齐，数值右对齐

基本规则5标明数值的千位分隔符和单位

基本规则6设置缩进

基本规则7调整列宽

上述7个规则是所有类型的Excel文件中应该首先掌握的基本内容。虽然这7项在后续也可以轻易地完成修改，但是为了避免返工，推荐在一打开Excel时首先进行设置。下图的表格就是只设置了这7项之后的表格，是不是看起来清楚整齐些了呢？尽管只做了这么点操作，信息却得到了很好的整理。

提高表格的易看性的+α基本规则

某种程度上决定了表格的结构和内容后，为了提升表格的易看性，还需要研究思考以下列出的这几点。

+α规则1视情况隐藏网格线

+α规则2结合表格内容画出边框

+α规则3区分使用数值的颜色

+α规则4 设置背景色

应用上述+α规则后，前面的Excel表格就成为下图所示表格，更清晰易看，并不是说这样就完美了，其他应该进行的操作还有很多，但毕竟作为第一步，这样也足够了。

制作易看表格的另外一个要点

上述说明的这些规则，字体的设置，余白的设置，千位分隔符，背景色这些都是和外观相关的内容。像这样对表格的外观多加留意，是制作易看表格时的首要步骤。还有另外一点也很重要，那就是“以我们熟悉的形式进行制作”。

即便是制作出十分美观的表格，而且也很注重细节，但当人们没有理解表格制作者的规则时，或者对表格并不熟悉时，猛地看到的一瞬间，会产生违和感。上面的表格是按照我的规则来制作的，因此可能有的人在乍见之时会感到不太容易看或者有点别扭吧。结果就造成了总觉得看不明白，要花很长时间才能找到需要的数据这样的心理压力。

有这种别扭的感觉是因为每个人的制表规则不同。例如，负值有多种表示方式：-1234，（1234）等。即使在这种情况下，如果没有使用人们熟知的表示方式来记录的话，人们就会感到“不容易看”。这是因为行业和职业等而造成的差别。但是，虽说如此，并不是说制作“我行我素风格的表格”就可以了。那样的表格，在别人看来是非常难以看下去的。

工作中制作表格时，特别是在小组，组织，公司等一些单位中共同使用一个表格时，首先要制定一个该范围内适用的共同规则，然后按照该规则制作表格，贯彻这一点是很重要的。本人以前工作过的公司，由于业务上对数值的处理是非常严格的，会要求员工要彻底按照公司的规则来进行操作。制作表时，会被严格检查，哪怕是有一点点和公司规则不一样的地方也会被严格指正。如果严格的按照所有人的共同规则来制作表格，就能制作出谁都容易看的表格。

总而言之，对小组，公司来说，制作容易看的表格，有两点尤为重要的，第一，考虑到表格外观来制表和整理信息；第二，将表格规则化，由所有相关人员共享。请务必牢记这两点。