提高文件查找效率的三个管理法则

对于成天在电脑面前办公的职场人士来说，面对那些长年累月积累下来的工作文档要从中找出一份急需的文档是一件让人头大又痛苦的事情。虽然可以借助系统自带的搜索功能或者其他桌面搜索软件来搜索，但是如果一旦相关的文件名关键词记不清了或者没有一个好的文件命名习惯，搜索都无济于事了。

其实只需要注意运用好这几个法则来管理你的文件，找文件这件事就不再是一个难题了：

1、详尽关键词法则

根据文件记录的内容，提炼相关的关键字，并尽可能的将相关关键词串联成一个简单的语句。这样一来既可以区别各个文件，也可以很快的帮助你找到对应的文件。比如每年公司的各个领导都要做年终讲话，可以将文件以《20171231 王总 上海分公司 继往开来砥砺前行年终讲演》这种方式来命名。某大领导想要找某年下属某领导的文件来使用时，不管通过什么方式来找，只要看一下文件名就可以找到对应文件了。

2、时序人事编号法则

经常帮领导写文章的职场人士肯定都会遇见过这么一种情况：领导让写一篇讲话稿，结果根据这么一份初稿，一天内来回改了好几次。有时候可能改了好几稿以后，领导突然觉得前面几稿中某些文字还不错想重新使用，结果因为没有备份或者文件名混乱找不回来了。这个时候其实只需要根据时序人事进行编号保存，改多少稿都不怕。比如前文的例子《20171231 王总 上海分公司 继往开来砥砺前行年终讲演》，这篇稿子领导分三天改了四次，其实也可以这样命名《20171231 王总 年终讲演 01稿》《……02稿》《……最终稿》。而其中的时序人事则指的是文件名中最少需要包含：保存时间、编辑序号、相关人物、内容事项。

3、属性分类法则

每个职场人士的电脑上总会有大量的各种各样内容或者说属性的文件，而这些文件可能不单是文档，还有相关的图片，视频等支撑文件。这种即使按照前面说过的方法来命名也不容易找到相关文件。这个时候不妨按照文件的属性进行分类归档。这个属性可以是按照公司的项目归档，或者按照是文档、图片或者视频归档，并且按照文件夹收纳存放。如果觉得以文件夹收纳太麻烦，也可以以前缀的方式加入到文件名中进行管理。这样以来，在工作需要时，也可以快速的搜索到需要的文档。

只要能熟练的运用这三个文件管理的法则，提高查找文件的效率不是难题。您又有什么文件管理的妙招呢？不放留言交流，一起提高职场办公效率。