学会自动化排版 让Word看起来更专业

从昨天开始，参加为期两天的微课制作培训，最终需要提交5-8分钟的视频微课。微课选题关键是微，特别小的一个点，不能复杂，其实核心内容通常2分钟就能说完，剩下的都是前后铺垫，添枝加叶的东西，比如导入、总结、场景设定等等。

刚好前两天部门教研活动，当时简要讲了制作Word文档模板，提高日常工作效率。顺理成章，水到渠成，不用多考虑其他内容，直接由此入手。通用内容通常比技能专业内容更受欢迎，接受度更高。

以下是脚本内容。老张：小王，昨天布置的可研报告，完成的怎么样了？小王：整体内容基本完整了，但是格式还有点乱，我尽快处理。老张：看来你需要了解一下Word自动化排版，从此告别格式烦恼。小王：那我可得好好学学。

老张：平时啊，我们不觉得Word有什么好学的，不就是打开文档往里面敲字嘛！其实不然，Word是所有职场人每天都在使用的工具，只要你多学一点，就能超过大多数人，也可以极大提升工作效率。

区分高手和普通选手的标志，就是是否善于利用自动化排版工具。Word有很多特别好用的功能，利用它能让我们从枯燥单调的操作中解放出来，花时间多思考，而不是多重复。

有的人习惯于打开文档直接写内容，完事以后再调格式，处理一两页的小文档当然没问题。如果是一份几十页的报告，这样的方法显然并不合适。正确的方法是先搭好框架，再填充内容，一劳永逸告别格式烦恼。换句话说，也就是提前做好文档模板，减少重复操作。

下面我们具体说说如何制作文档模板。打开Word空白文档，找到样式窗格，分别设置正文、标题1、标题2、标题3的样式，光标停留在相应的按钮上，单击鼠标右键可以修改字体、字号、间距等内容。顺便插一句，只要字体、字号、间距保持统一，文档看起来就比较专业。

文档格式根据公司要求设置，举个例子。标题1设置如下：中文字体选择微软雅黑，西文字体选择新罗马，居中对齐，行距固定值25磅；标题2设置如下：中文字体选择黑体，西文字体选择新罗马，两端对齐，行距固定值25磅，首行缩进2字符；标题3及正文设置如下：中文字体选择宋体，西文字体选择新罗马，两端对齐，行距固定值25磅，首行缩进2字符。

这时再输入文本，默认是正文格式，还可以根据实际选择不同标题样式。标题格式设置完成以后，为了方便查阅，一般都会分层级编号，像第1章，1.1，1.1.1这样的格式。关于编号，我们应该记住一点，凡是可以自动排版的，坚决不要手打。

怎么给标题自动编号呢？其实很简单，只要把多级编号链接到标题即可。打开多级编号——定义新的多级列表，选中级别1，将级别链接到样式1，选中级别2，将级别链接到样式2，选中级别3，将级别链接到样式3，对齐位置的参数设为0，最后点击确定即可。

总结一句话，选中级别，链接到样式，其他参数清零，点击确定。

这样，简单的文档模板就做好了。