Office之Word排版技巧

0、引用

无论是在日常的工作中，还是在学习中，特别是对于要写论文的人而言，对文章的排版是极为重要的一环，这决定了别人对我们文章的阅读查看效率。同时良好的排版更能够提高文章的条理性、清晰度和审美观。笔者下面对编写一篇文章的基本步骤顺序做了简要的阐述，可能有遗漏之处请见谅！希望能够提高工作的效率。

1、设置页面布局

1.1、基本设置

文档的页面布局是排版的第一步。设置文档的页面布局在office的word的【页面布局】选项卡，可以分别设置页边距等信息，更多详情的设置在点击右下箭头打开，在【页面设置】对话框里面。【页边距】选项卡里面，可以设置上下左右的边距以及装订线位置，【纸张】选项卡里面设置页面纸张类型，一般是“A4”，【版式】选项卡可以设置有关节的相关信息以及页眉页脚的布局。

@云主宰苍穹

1.2、文字编排设置清晰

在页面设置中调整字与字、行与行之间的间距，使得内容看起来更加清晰，对文章更加有条理性，方便人们进行阅读查看。

2、定义文档所需的样式

2.1、样式设置

在【开始】选项卡中，在需要修改的样式名上右键修改，进入修改对话框，可以对样式的名称、样式的基准等等进行修改。单击左下角的格式，可以定义该样式的字体段落等格式，同时可以为该样式设置快捷键。

注意：1、建议不要随意修改“正文”样式，会影响基于正文的所有样式。2、建议使用Word的内置样式，尤其是标题样式，可以使相关后面的功能更加简单一点。

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2.2、样式的保存于载入使用

文章所需的常用样式定义好了，为了避免重复工作，即就是常说的“重复制造车轮子”，将定义好的样式保存起来，一般的方法是保存为模板，方法为【文件】|【另存为】|文件类型选择“Word模板”，取一个见名知意的文档名保存到合适位置。以后使用这个模板，只需要打开该模板文件，即可基于该模板快速建立一个文档，同时可以使用定义好的样式，这就是Word模板的作用。

3、制作各章标题与页眉页脚

3.1、带编号的多级标题

一般在毕业论文等长篇文章中需要在各章前加入编号，形如文章的文档结构，定义章节的编号的功能可以在【开始】|【段落】面板中按钮|【定义新的多级列表】，打开定义新的多级列表对话框如下图：

在1处点击更多，展开右侧面板；

在2处选择级别1；

在3处设置级别的编号样式；

在4处设置编号的对齐方式；

在5处设置级别1链接的样式为标题1；

类似循环以上步骤，设置级别2，级别3等等，一般建议文章有3个级别就可以了。这样就可以开始面板上看到定义好的带编号的多级标题，在使用的只需要对相应文字应用相应的标题即可，就可以自动编号了。

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3.2、利用定义好的多级标题自动生成目录

方法为【引用】|【目录】|【自定义目录】，打开目录对话框，如下所示：

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在1处可以设置目录中显示的级别，一般选择3。当标题有变化时，只需要点击更新目录即可。即就是在生成的目录上右键，选择更新目录（即就是更新域，快捷键为F9）

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3.3、为各章分节

分节为也页眉的基础，相关对页眉的要求都是通过对文章分节才能实现，例如奇偶页不同，同时也是其他操作的基础，如纵向版面与横向版面混排。

3.4、插入页眉页脚

回到文档的开始（快捷键Ctrl+Home），选择【插入】|【页眉】，出现【设计】选项卡，第一页一般不需要页眉，直接点击下一节，先点击【链接到上一条页眉】，取消选择避免与上一节页眉跟着修改。

4、图片与表格的编号与使用

在word中，图片与表格的编号与引用主要利用题注，交叉引用即可。图片与表格类似，只是图片的题注在下方，而表格的题注在上方，在插入的时可以选择。

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在需要引用图片或者表格时，选择【引用】|【交叉引用】，引用类型选择图或者表，引用内容选择标签与编号，插入既可以完成引用。

5、参考文献的编号与引用

5.1、用尾注或者脚注

一般论文都需要引用参考文献，标注草考文献的方法有很多，笔者推荐使用尾注或者脚注的方法。方法【视图】|【普通视图】|【引用】|【显示备注】|【查看脚注】，即可根据自己的需求进行修改。

采用脚注或者尾注的方法，其自动化程度较高，但是可定义性差，无法满足文档的需求。

5.2、利用交叉引用

1、新建一页（快捷键Ctrl+Enter），并插入分节符，作为参考文献的列表页；

2、在【开始】|【定义新编号格式】，弹出定义新编号格式对话框，选择编号样式以及编号格式、对齐方式等等；

3、在编号后面输入参考文献的相关内容；

【小提示：在一般的数据库中都有导入引用参考文献的这个功能，可以直接导出格式复制到word中使用！】

4、在需要引用参考文献编号的位置，【引用】|【交叉引用】，应用类型选择编号项，引用内容选择段落编号，即可插入。

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6、Word常用快捷键

6.1、快速插入当前日期和时间

方法：按Alt+Shift+D插入系统日期，按下Alt+Shift+T组合键插入系统时间。

6.2、快速多次使用格式刷

方法：在Word中提供快速多次复制格式的方法：双击格式刷，就可以将选择的格式复制应用到多处，再次单击格式刷就关闭格式刷。