《品味公文》DAY16:公文写作必须掌握“综合”技巧
公文写作中一项重要技巧,就是综合。
那么综合是什么呢?
作者认为,综合指的是:把反映各方面情况的零散材料,归纳成一个整体材料,来反映事物的本质和全貌。
看到这个定义,大家应该已经知道综合具体指的是什么了。
工作报告、工作总结、简报、信息等文体,都需要对某项工作进行整体上的综合。也就是说,致力于公文写作的我们,如果不会综合这个技巧,就没法写好这些公文。
那么,问题来了,怎么综合呢?怎么把零散材料归纳成整体材料呢?
综合分为两大类,一类是横向综合,针对的是某一横向层面情况的归纳汇总;另一类是纵向综合,针对的是某一时间段的纵向情况进行综合。
下面,我们逐一进行学习。
先来看横向综合,比如对一个单位各科室的年度工作进行汇总,或者对一个区县下属各部门的年度计划进行罗列。
横向综合的特点是,需要汇总的材料都属于同一时间段。那么,这些材料之间的联系就是在横向综合中要着力寻找的。
横向综合的手法主要有两种,即堆积法和归纳法。
其中,堆积法也被称作机械组合法,就是把若干单位开展工作的情况一个一个地叠加起来,这是一种初级综合方法,简单易学。
我们最开始学习写工作总结的时候,按照不同的工作,分段落罗列,就是堆积法。
但是,堆积法并不意味着简单、机械的堆积,堆积也需要有所选择。有时候,我们需要综合的材料很多,尤其是大的综合性材料,涉及多达数十个甚至上百个,那么,就需要选择那些内容突出、有代表性的材料,千篇一律的做法论调就可以总述或者略写。
其次,堆积也要有所侧重。堆积的材料,也要各有特色,要有不同的做法、成效、措施等,避免堆成一堵单调的青石墙,分不出来哪块砖来自哪里。
第二种手法则更为高阶,也就是归纳法,也称作“分条列项法”。是对所需综合的情况先进行分析,归纳出几个观点来,然后再每个观点下分别列举两三个单位的相关情况。
归纳综合的材料,完整而系统,对领导同志参考价值较高。总结经验、分析问题、介绍做法,常常用这种方法。
归纳法的关键,在于归纳观点,而且一定要准确新颖。如果我们只是写某一项单项工作,那么归纳起来可能比较简单。
但如果是综合几十个单位的情况,那提炼观点的难度就很大了。
这种情况之下,本书作者推荐了国外论文写作中的“JK”法来进行。
具体操作步骤如下:
1、归纳J级标题。把所有材料阅读一遍,选择其中的两三个内容,归纳成小标题,并写在“J”卡片上。
2、整理J级标题。把意思相近的J级标题抽出来码放一堆,思考J级标题共同说明了一个什么问题,把思考的结果用一句标题表述出来,形成Q级标题。
3、整理Q级标题。按照步骤2,把具有共同点的Q级标题进行归纳,形成K级标题。
4、在J、Q、K级标题的基础上,归纳出总标题。
下面,我们再来看纵向综合。
纵向综合主要针对于单项工作,按照时间段来综合。纵向综合主要有两种基本方法,一种是累积法,比如某项工作的数据,所以上级部门在要一个数据的时候,往往要的是一个累计数据,而非单月数据。
另一种是阶段法。按照不同阶段的不同特点,把相关材料放到各个特点之下。比如,专项工作总结,主要包括:开始部署、如何实施、最后成效、存在问题等内容,这就是纵向阶段法。
【启发与实践】
公文写作中,要综合运用横向综合和纵向综合,一段文字,既要有归纳,也要有堆积。一项工作,既要有发展,也要有现状。综合的技巧,本书讲得很详细,需要我们不停地去练习和实践。
作为一个公文写作人士,读这本书最大的收获就是让自己知道所处的公文写作阶段,不会因为已经取得的成绩而自满,也不会因为看不到标杆而停止成长。