“四招”帮你搞定公文“文种”选择障碍（值得学习）

公文是公务文书，公文区别于一般的应用文。公文也是一个集合的概念，它有不同的具体的文体所组成，这种具体的文体，就叫做公文的文种。文种的不同，它所反映的公务活动内容也不同，发挥的效用也不同，写作公文，第一步碰到就是选择公文文种。所以，选择文种，是写好公文的基础，是第一道环节。

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不同的公文文种，它们有不同的作用。不同的文种，其性质不同，不同的文种，行文方向不同，不同的文种，其表达的目的和要求不同，不同的文种，其各自的特点当然也不同。

总之，文种的名称具有概括公文的性质、作用、运行方向，以及制发的目的、要求的重要作用，所以，我们在拟制公文的时候，一定要注意准确地选用文种，如果文种名称的确定和使用不当，可能会发生越权的错误，可能会给管理工作造成混乱，给工作带来损失，甚至造成恶劣的影响。或者给收发文机关的公文处理工作，带来很多麻烦与不便。因此准确地使用公文文种，是一个很严肃的事情，必须要掌握和重视。

那么作为“小白”，我们应该怎样正确的使用文种呢？下面教“四招”实用的区别和判断办法，供参考。

一、必须在限定范围内选择，一文一种。在《党政机关公文处理工作条例》中，对公文文种已经十分明确，适用范围也作了明确的规定，它包括决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、纪要等十五种。文种名称，确定和使用，必须要按照公文管理，这个规定统一要求执行。

一是不能乱用，乱起名称。这是法定公文，十五种以外的名称，不能在文件头出现。这是必须要明确的。

二是按规定只能单独使用，不能加以合并。但这种现象目前还是有点普遍。比如一些机关单位在这起草公文中有时还会出现的，比如，“请示报告”，“意见报告”，“告示”等文种，就是把两个不同的文种名称合并起来使用，这种随便给公文文种起名称或合并文种的做法是不严肃的，不合规范的。

二、必须要依据制文机关的权限加以选用，不可以超越职权。法定公文是用来办公事的，而且大部分是党政机关才能使用，大部分的企事业单位很多文种是基本用不上的，也不能使用的，比如“公告”，级别比较高的党政管理机关才有资格使用，其发文机关的级别要求比较高，但从目前的实践来看，有些单位在行使招生、招干、征文、签字、开业等业务时，也常常喜欢用“公告”，存在着比较严重的滥用“公告”的做法，就实质而言，这是一种越权的行为。这里教大家一招很简单的判别和使用方法。机关用“公告”，企业用“通告”，就不会错了。

三、必须要依据行文的关系，行文方向加以使用。这是一种最有效和最常用的判别方法。在选定文总的时候，首先要看一看是“上行文”，还是“下行文”，还是“平行文”。考虑到与收文机关之间的组织关系。如收文机关是上级组织的，只能采用“请示、报告”以上行的“意见”等。向下级组织进行发文时候，一般应该选用"通知”、下行的“意见”、“决定”、“决议”、“通报”等。向平级关系或不相隶属关系行文的时候应该使用“函”等。

四、必须对要考虑发文的具体目的和要求而加以使用。比如向上行文，目的是向上级要钱、要物、要人的，就应该用“请示”，用于向上级汇报工作，反映情况的，可以用“报告”，用以向上级反映工作意见的，要求给予支持的，或者向上级要政策、要办法的，不涉及具体事件的，应该用“意见”等。注意，这里要区分“请示”与“意见”的使用不同。仔细体会一下两者的区别与联系。

由此可见，如果你掌握了以上“四种”实用的分别方法，那么你对公文文种的选择就胸有成竹了。

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