企业文档管理十大隐患 你知道几个？

企业文档管理十大隐患

非结构化数据是企业多年的知识文化积累沉淀，譬如创新研发图纸、客户往来资料、财务经营数据等是企业的核心竞争力体现。在企业日常工作中，我们经常会遇到硬盘破损、数据丢失、机密外泄、信息检索困难、文件损坏、文档版本多样、编号混乱、信息共享滞后、流程繁冗、操作历史不清等一系列情况，同时面临员工离职跳槽，新员工交接，内部员工泄密、飞单、干私活等一些企业管理棘手的问题，这些问题往往会造成企业工作执行力不够，沟通效率低下，企业知识产权泄密等，导致企业内控管理困难、利润减少、以及造成企业不可估量的损失，影响企业的良性发展，成为企业文档知识管理的十大隐患。

云图管家经过对多家企业的市场调研分析，总结出了企业运营中不可不知的十大文档管理隐患。

1、难以做到文件统一备份

在企业中，几乎人人一台电脑，由成百上千的员工组成的企业，所产生的文档数目非常庞大，其中就不乏很多对于企业而言非常重要的文档。这些文档若因某个电脑系统硬盘损坏或病毒感染导致丢失，其损失无法估量。为防止丢失，备份文件无疑是非常好的措施，但是，由于文件存储分散，文件量极大，将所有电脑中的文件一个不落的定期逐一备份，是几乎不可能完成的。

2、机密资料安全受到威胁

在接受调查的企业中，大多数管理者都认为自己企业的文件需要加入严格的保密措施，但实际上并没有多少企业将其付诸行动。企业管理中员工离职、换岗等人员流动现象十分常见，与公司有关的重要文件经常出现被复制、删除、外泄的情况，调查发现，85%的职员可以轻松的下载这些具有"竞争力"的资料和信息，78%的资料外泄来源于企业内部。员工离职后将公司商业机密文件拷贝带走，再高价卖出给竞争对手，严重情况可能会给企业造成高达上千万元的直接损失，间接损失更是不可计量。

3、文件查找困难

文件查找困难是企业中最常见的问题之一。企业运营中所产生文件量极大且存储分散，忘记文件名或存储位置的现象时有发生。据相关调查，企业中平均每人每天在查找上浪费的时间约为20分钟，根据计算，那么每人每年有11天都是在查找，由几十人，几百人组成的企业浪费的就是几十甚至上百万的支出，这些隐性支出大量吞噬者企业的利润，无形中增加了大量的成本。

4、纸质文档难储存

现如今，还有很多企业仍停留在管理纸质文档的阶段。一些公司虽然以电子文档为主要信息载体，但传阅或归档整理时仍然会大量使用办公纸张。办公纸张的浪费已经对环境造成了很大压力。除此之外，纸质文档极难储存，不仅需要占用大量的存放空间，并且非常容易腐烂发霉造成不可修复的损坏，并且完全无法检索。任何环节出现问题都会使得以前的信息资料流失，还要重新投入成本调研。由于无法检索，只能翻箱倒柜逐个查找，造成了大量时间与材料的浪费，不仅给企业带来极大的困扰，还与时下"绿色办公"理念相背离。

5、文档版本混乱

在企业运作过程中往往会产生数量庞大的文档，每份文档每天都要经过大量工作人员的反复传输，包括如：合同、报价单、方案等重要文件，根本无法做到版本统一，版本混淆造成工作失误在所难免。如签合同时误用了已作废的合同原本;在进行生产时，将原始的生产设计稿件当做最新设计稿件，察觉后再重新生产，错误批次产品作废，浪费了大量的生产原料，还延误了货品的发交期……这些情况往往导致企业利润不升反降，使企业蒙受巨大的经济损失。

6、文件难以流通、共享

大型企业内部常有几十个甚至几百个部门及分公司，员工数量则更为庞大，同部门、项目组的人员之间，通常需要频繁地交换、共享文件。如果企业没有为自己的员工提供便利的文件共享手段，那么文件发送、更新将变得非常浪费时间，文件检索和电子档案管理的难度很大，致使工作效率极为低下，成为企业信息化管理的瓶颈。

7、无法集中管理所有文件

随着企业文件量成倍增长，越来越多的文件散乱储存在数十台至数百台电脑中，想要将所有的文件集中统一管理是根本无法实现的理想。每个员工的文件组织和命名习惯各不相同，哪些文件有价值，哪些没价值，其他人很难知晓。这进一步加重了文件的分散性。企业文件越是分散，可管理性就越差。如果管理者无法收集文件、无法统一规范，就难以组织和重用。在文件严重分散的企业中，员工离职、工作交接时，文件流失、知识断层是常态。甚至往往会因为没时间交接，造成大量的知识文件不为人知，丧失价值。这些现象成为了绝大多数企业文档管理方面的病灶。

8、审批速度缓慢

文件流转过程控制也是企业文档管理中难以控制的环节，企业每天都有数十份至数百份文件要审批流转，只能逐个寻找审批人，经常需要数月时间才能完成整个流程，想全部按时完成流转过程是绝对无法实现的。据相关调查结果统计，企业远程管理和文件流转的成本约占总成本的10%左右，文件流转的过程十分繁冗并且效率低下，影响工作进程，给企业带来不必要的时间与成本的浪费。工作效率低下成为了企业的通病。

9、无法记录操作历史

企业工作离不开文档，成百上千个员工每时每刻都在对文档进行操作，每个员工对哪些文档做过哪些操作根本无法记录，工作失误后责任相互推诿的现象严重。公司的机密文件遭到恶意篡改，但是查询不到是谁做的，员工之间互相猜忌推卸责任，影响公司内部团结;有时重要内容被误删除，无法恢复至之前版本，造成重要信息的丢失，重新起草还要浪费人力与时间成本，给公司带来巨大的经济损失。

10、手动编号费时费力

企业进行文档管理，给文件编号是必不可少的环节。通过文件编号可以节省很多查找文件的时间，并且能够使文档更具有条理性。但是企业文档经年积累成千上万，根本无法做到对所有文档进行统一编号规范管理，重要文件如：合同、人事档案等，常出现编号重复或错误，造成文档错认混淆，严重影响工作。如与客户签订合同时，由于文件编号混乱，误将客户的合同调换后交给对方，不仅影响了公司的信誉，同时还触犯了合同中保密责任的相关条款，使公司蒙受经济损失，这种现象极为常见。

细数一下，企业中的文档管理竟然隐藏着这么多的隐患，有没有一款软件系统能消除以上所有隐患呢？

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